3 Ontwikkelingen

Veel van wat wij in 2022 gedaan en bereikt hebben, onder andere op het gebied van kwaliteit en personeel, heeft een plek gekregen in dit verslag. Een aantal hiervan willen wij in deze paragraaf benoemen, vanuit de clusters en ondersteunende diensten van Cosis.

Samen met het netwerk en de partners gaat Cosis voor innovatieve samenwerkingsconcepten. De samenwerking met onderwijs en binnen scholen krijgt steeds meer vorm en omvang. Op steeds meer plekken in Groningen en Drenthe kunnen we onze expertise toevoegen aan die van onderwijsteams. Samen kijken we wat nodig is om de juiste voorwaarden te scheppen. Hierdoor kunnen kinderen sneller doorstromen van onze kinderdagcentra naar school. En voorkomen we dat kinderen uitvallen in het onderwijs en thuis komen te zitten. Eenzelfde beweging hebben we ook ingezet binnen de reguliere kinderopvang. Ook hier werken we samen zodat kinderen eerder passende ondersteuning krijgen en er minder plaatsingen op kinderdagcentra nodig zijn.

Ook binnen onze expertisecentra, waar we dagbehandeling geven aan kinderen met een ontwikkelingsvraag, maken we werk van een optimaal pedagogisch klimaat. Samen met het Cosis Expertisecentrum zetten we in op deze ontwikkeling. Optimaal ontwikkelen lukt pas als het pedagogisch klimaat aansluit bij de behoefte van de kinderen.

Expertise Centrum Emmen/Coevorden startte met de zelf ontwikkelde methode GRIP. Een methode waarin kinderen én ouders participeren in de dagbehandeling. De positieve en succesvolle ervaringen van ouders en team maken dat deze innovatie een vervolg krijgt.

De ontwikkeling van zorgtechnologie gaat snel en wij willen daar optimaal gebruik van maken. Niet alleen in het belang van de ontwikkeling en welzijn van onze kinderen, jongeren en gezinnen. Maar ook voor onze teams die dagelijks onze kinderen, jongeren en gezinnen begeleiden en behandelen. Zorgtechnologie kan begeleiden en behandelen namelijk beter, eenvoudiger en lichter laten verlopen. En dat levert met de huidige krapte op de arbeidsmarkt goede mogelijkheden op. Daarom hielden we in november de 4-daagse van de Zorgtechnologie. Vier dagen lang reed de probeer-truck van de TZA (Technologie en Zorg Academie) langs de locaties. Kinderen, ouders en collega’s konden VR-brillen en robots uitproberen. Op het Zorgtechnologie Event in de Suikerunie stonden nog veel meer mogelijkheden opgesteld en werden lezingen gehouden. In 2023 krijgt dit een vervolg door pilots te draaien op KJG-locaties met sensortechnologie en zorgrobots.

Het is belangrijk dat kinderen zoveel mogelijk thuis opgroeien. Daarom ondersteunen we kinderen/gezinnen met een hupvraag zoveel mogelijk en steeds meer in hun eigen omgeving. Voor kinderen met een (tijdelijke) verblijfsvraag zoeken we zo veel mogelijk een plekje in een gezinshuis. Dit lukt steeds vaker en beter. Mede hierdoor zien we een toename in zorgzwaarte binnen onze verblijfslocaties. Dit vraagt iets anders van de verblijfslocaties en daarom vond in 2022 het project “Intensief Verblijf” plaats. We hebben nu beeld hoe we kleinschalige verblijfslocaties voor kinderen met een complexe en intensieve ondersteuningsvraag moeten vormgeven. Vervolgstap is dit verder duurzaam organiseren, samen met andere aanbieders, stakeholders en financiers.

In 2022 kozen een aantal gemeenten ervoor om de ambulante ondersteuning niet langer via een jeugdhulpregio in te kopen, maar zelf vorm te geven. Soms gaat de gemeente zelf deze ondersteuning uitvoeren, soms kopen ze dit in bij een beperkt aantal aanbieders. Dit had en heeft veel impact op het ambulante team van KJG. Het vroeg om lokaal aan te sluiten bij aanbestedingen en keuzes te maken in wat bij Cosis past en wat niet. Een ingewikkeld proces met op inhoud ook positieve kanten; meer expertise in het voorliggende veld.

Afgelopen jaar is het WDL-programma om de visie op Werken Dagbesteding en Leren (WDL) vorm te geven verder opgepakt. De ontwikkelingslijn “een zinvolle dagbesteding voor iedereen” zal in 2023 i.s.m. cluster Wonen verder worden uitgewerkt in het programma WDL. In gesprek gaan met cliënten op welke wijze Cosis een bijdrage kan leveren aan een zinvolle dag invulling zal hier onderdeel van zijn. De voorbereidingen hiervoor zijn in 2022 getroffen. 

Er is de afgelopen jaren hard gewerkt aan het programma Ambulant. Dit programma voor ambulante teams is in 2022 afgerond. Het heeft een visie en werkwijze opgeleverd over hoe het uitgangspunt ‘Herstel Ondersteunende Zorg- op weg naar herstel voor iedereen' in de ambulante ondersteuning kan worden ingezet binnen de kaders van de WMO. In 2023 zal dit verder geïmplementeerd worden in de ambulante teams.

2022 is het eerste volledige jaar waarin we cliënten in zorg hebben vanuit de WLZ-GGZ. Dit vraagt onderzoek naar “wat is de vraag van deze doelgroep” en wat is er nodig om deze doelgroep goed te kunnen begeleiden. Dit onderwerp is opgenomen in het GGZ-programma ‘Doorontwikkeling strategie en aanbod voor mensen met een psychische beperking’.

Het is een roerig jaar geweest in 2022. Op een aantal plekken is er door Cosis niet ingeschreven op aanbestedingen. De beweegreden hiervoor is dat het niet voldeed aan ons afwegingskader, dat wij De Zeef noemen. Dit heeft impact gehad op cliënten, medewerkers, organisatie en gemeenten. Tegelijkertijd zijn we blij dat we het strategisch partnerschap met veel gemeenten steeds beter vorm kunnen geven.

Cosis wil een veilige omgeving bieden waar cliënten kunnen leven en werken. Daarvoor hebben we een veiligheidsstructuur gecreëerd die is vastgelegd in het veiligheidsbeleid. Er zijn veiligheidscommissies, gekoppeld aan de organisatorische clusters. Zij houden trends in incidentmeldingen bij en verschaffen managementinformatie. 

In 2022 is een start gemaakt met het vergroten van de rol van de veiligheidscommissies van de clusters en het inrichten van commissies voor het CEC en CSC. We hopen hiermee organisatiebreed veiligheidsrisico's voor cliënten en medewerkers sneller en beter in beeld te hebben en daar waar mogelijk te voorkomen.

Naast de veiligheidscommissies zijn er ook veiligheidsdossiers. In 2022 is het veiligheidsdossier Hygiëne en Infectiepreventie toegevoegd, omdat daar behoefte aan was. Daarmee zijn er nu acht veiligheidsdossiers. De andere zeven zijn Agressie & sociale veiligheid, ARBO, Gebouw & veiligheid, Medisch, Onvrijwillige zorg, Suïcidepreventie en Preventie seksueel misbruik. In 2023 wordt onderzocht of dit nog de thema’s zijn die een veiligheidsdossier vereisen en of er thema’s ontbreken waar wel vraag naar is.

Melden van incidenten is een cruciaal onderdeel van het veiligheidssysteem. Incidenten worden gemeld en besproken, zowel met de betrokkenen als met de teams. De meeste meldingen gaan over incidenten rondom agressie en medicatie.

Vernieuwen en verbetering door middel van innovaties in de zorg vinden we belangrijk. Om de kwaliteit van leven van cliënten op peil te houden en hun zorg en ondersteuning te verbeteren of veranderen, werken we samen met kenniskringen, onderzoek en (zorg)praktijk. Dit doen we onder de noemer: Cosis Innovatie Platform.

Het innovatieplatform wordt ondersteund door de KIO-raad. KIO staat voor Kennis, Innovatie en Onderzoek. De KIO-raad bestaat uit een afvaardiging vanuit alle clusters. Zij hebben als taak het toetsen van binnengekomen aanvragen vanuit heel Cosis en adviseren hierover aan de directie.

Ook volgen zij wat de voortgang is en gebruiken ze de kennis uit de zorgpraktijk en uit onderzoek, zodat de cliënt er beter van wordt. In 2022 ondersteunde de KIO-raad diverse zorginnovaties op het versterken van netwerken (in- en extern), het verbeteren van de leefstijl/leefomgeving en de inzet van zorgtechnologie. Dit waren onder andere: Assen Bloeit, LEEV! Zorg voor de toekomst, Inzet ervaringsdeskundigen LVB, Leefstijl inspiratieboxen en Agressieregulatie behandeling met behulp van Virtual Reality.

Cosis wil de ervaringsdeskundigheid bij zowel de GGZ als de LVB structureel toevoegen aan de zorg voor cliënten. Naast wetenschappelijke en praktijk kennis, ziet Cosis ervaringsdeskundigheid als een belangrijke derde onmisbare bron van kennis.

In 2021 startten we met het programma Ervaringsdeskundigheid. Dit programma had als doel continuering en uitbouw van activiteiten van ervaringsdeskundigen GGZ en LVB, elk vanuit hun eigen perspectief.

In 2022 hebben de verschillende werkgroepen uit het programma Ervaringsdeskundigheid verder gewerkt aan o.a. het meer zichtbaar en bekend maken van de inzet van ervaringsdeskundigheid binnen Cosis. Er is nu bijvoorbeeld een pagina over ervaringsdeskundigheid op Cosisnet en er staat informatie op de website.

Een mooie ontwikkeling is dat ervaringsdeskundigheid ook binnen de ondersteunende diensten meer bekendheid krijgt. Het programma Ervaringsdeskundigheid is eind 2022 afgesloten. De bekendheid en hoe en wanneer de inzet van ervaringsdeskundigen ondersteunend is blijft een speerpunt voor de komende jaren.

In 2021 zijn we gestart met het organiseren van verpleegkundige zorg binnen Cosis. Inmiddels is er een vakgroep verpleegkundigen actief. Zij helpen en scholen begeleiders bij het geven van verpleegkundige zorg en zijn betrokken bij de beleidsvorming en het ontwikkelen van werkinstructies. Zo is er in 2022 de kwaliteitsscan verpleegkundige zorg ontwikkeld. Hiermee kan per locatie in beeld gebracht worden hoe de kwaliteit van zaken van de medisch verpleegkundige zorg is en hoe deze verbeterd kan worden.

De Cosis Poli heeft meer vorm gekregen in 2022. Hiermee kunnen we onze kennis ontsluiten voor onze eigen cliënten zonder behandelindicatie en voor mensen van buiten Cosis. De Cosis Poli helpt bij het stellen van een diagnose bij mensen met een verstandelijke beperking of een vermoeden hiervan. Ook behandelingen voor deze doelgroep behoren tot de mogelijkheden. De focus ligt vooralsnog op volwassenen.

In 2022 zijn de verantwoordelijkheden en financiële stromen voor Cosis Vastgoed geïmplementeerd. Hiermee is onderscheid aangebracht in de verantwoordelijkheden voor het eigendom van het vastgoed (centraal belegd) en het gebruik van het vastgoed (lokaal belegd).

Alle financiële stromen die gerelateerd zijn met het beheer van vastgoed lopen nu via een nieuwe afdeling: ‘Cosis Vastgoed’. De dekking van deze financiële lasten vindt plaats via een interne huurbelasting naar locaties. Medio het verslagjaar is de werking hiervan positief geëvalueerd.

De dienstverlening voor het installatieonderhoud van de panden werd door diverse en vele marktpartijen uitgevoerd. Voor het verbeteren van processen, de kwaliteit van de uitvoering en het verlagen van kosten is hiervoor een inkooptraject opgestart. Het onderhoud van de installaties is nu gecontracteerd met één partij.  

Het Meerjarenonderhoudsplan (MJOP) vormt de basis voor het planmatig onderhoud en instandhouding van al het vastgoed dat in eigendom is. Dit plan is verouderd en niet consistent. In 2022 is het MJOP geïmplementeerd in een nieuw besturingssysteem en is een start gemaakt met het actualiseren van het planmatig onderhoud. 

Door de dalende tarieven en extra eisen van gemeenten in het sociaal domein heeft Cosis het afgelopen jaar voor het eerst moeten besluiten niet in te schrijven op een aanbesteding. Een lastig besluit omdat dit gevolgen heeft voor cliënten en medewerkers van Cosis. We hebben dit besluit zo zorgvuldig mogelijk genomen en de gevolgen voor cliënten en medewerkers zoveel mogelijk weten te beperken. Die zorgvuldigheid blijft ook in 2023 leidend. We zien dat bij gemeenten en de zorgkantoren de budgetten onder druk blijven staan. Met elkaar moeten we als samenwerkingspartners naar oplossingen zoeken om aan de stijgende zorgvraag en stijgende kosten onder invloed van de inflatie het hoofd te kunnen blijven bieden.

Het werven van voldoende medewerkers voor de zorg en de ondersteunende diensten van Cosis heeft in 2022 nog meer aandacht gekregen van recruitment en de afdeling Communicatie. In steeds betere samenwerking is volop ingezet op arbeidsmarktcommunicatie. Een actief social media-ambassadeursteam waar ook cliënten van Cosis in deelnemen en het verbeteren van de ‘werken bij Cosis pagina's’ op de website van Cosis zijn hiervan voorbeelden. Samen met cliënten heeft Cosis op een beurs gestaan om medewerkers te werven. We hebben hier bovendien laten zien welke mooie producten cliënten van Cosis maken op onze locaties en bij bedrijven. In de zomermaanden hebben medewerkers van ondersteunde diensten van Cosis de zorgcollega's op locatie geholpen. Dat was mooi voor de onderlinge verbinding en betrokkenheid bij de zorg voor onze cliënten.

In 2022 heeft Facilitair & Inkoop (F&I) diverse projecten opgestart. F&I heeft een belangrijke verantwoordelijkheid voor een duurzame en “schoon, heel en veilige” leef- en werkomgeving tegen zo laag mogelijke maatschappelijke kosten. De Cosis Hygiëne Standaard is één van de projecten waar we in 2022 mee gestart zijn die hier een grote bijdrage aan gaat leveren. Andere projecten die gestart zijn in 2022 zijn onder andere Vervoer, Voeding en Cosis Support. In 2023 zullen de eerste verbeteringen rondom Cosis Support zichtbaar worden voor de organisatie. Grip op het werk voor onze medewerkers staat hierbij centraal.

In 2022 heeft Cosis alle centrale ICT die nog in een eigen datacentrum stond, verplaatst naar een professioneel datacentrum. Deze beweging was al eerder gedeeltelijk ingezet. Dit betekent dat hierdoor de huisvesting van centrale ICT-apparatuur verder is geoptimaliseerd qua koeling, connectiviteit, beveiliging en duurzaamheid. 

2022 stond in het teken van het beter benutten van de functionaliteit in Microsoft 365. Hiervoor is een team opgezet, die extra opleidingen heeft gegeven aan de collega’s die hier behoefte aan hadden en die zorgteams heeft begeleid met het integrale gebruik van met name Teams.

We zijn binnen Cosis begonnen met Elektronische Toedienregistratie van medicatie (eTdr). Er is een softwareleverancier geselecteerd en er is gestart met implementatie bij een aantal locaties. In de eerste helft 2023 zal eTdr binnen Cosis zoveel mogelijk de papieren registratie gaan vervangen.

In 2022 is er veel aandacht besteed om de bestaande zorgdomotica verder op orde te brengen. 

In 2022 zijn we getroffen door een datalek bij NEDAP/Carenzorgt. Alle cliënten en relevante contactpersonen zijn geïnformeerd. Ook heeft Cosis een datalekmelding gedaan bij Autoriteit Persoonsgegevens. Er is geconstateerd dat er geen aanwijzingen zijn dat er documenten van onze cliënten zijn verspreid.

HR valt ook onder het Cosis Servicecentrum. 

Binnen Cosis is er afgelopen jaar weer veel gebeurd met en voor onze medewerkers. Zo hebben we te maken gehad met een hoog verloop onder personeel. Hierdoor ontstond op sommige locaties een tekort aan medewerkers. Cosisbreed is het aantal medewerkers gelukkig wel op peil gebleven.

In een aparte paragraaf 3.9 wordt uitgebreid verslag gedaan over ons personeelsbeleid in 2022.

"Financiën & Control is ook onderdeel van het Cosis Servicecentrum. Zie paragraaf 4.2 voor het verslag over het Financieel Beleid.

De visie van Cosis is geformuleerd in onze Bedoeling: “wij helpen kwetsbare mensen met een verstandelijke en/of psychische bespreking grip te krijgen op hun leven. Samen maken we kleine stapjes”. In deze visie zitten verschillende principes van Continu Verbeteren besloten; grip en regie vanuit de werkvloer voor en samen met cliënten, maar ook verbeteren in kleine stapjes. Dat gaat niet vanzelf. In 2022 is daarom het zogenaamde Continu Verbeterteam van start gegaan. Een team dat, waar nodig, teams een steuntje in de rug kan geven om te verbeteren.

Het Continu Verbeterteam zet zich voor een aantal zaken in:

• Teams helpen om de doelen van Cosis, het cluster of de locatie/team goed in de Cosis Overleg Vorm (COV) te verwerken, zodat duidelijk is waar het goed gaat, maar ook waar het niet goed gaat. Ze coachen teams om het open gesprek te kunnen voeren, zodat teams samen kunnen bijsturen of verbeteren. Bijvoorbeeld om meer tijd aan cliënten te kunnen besteden, of met meer plezier naar het werk te kunnen gaan.
• Ze leren teams vaardigheden om zelf problemen te kunnen oplossen, en, waar dat niet zelf lukt, weten waar en hoe ze kunnen escaleren.

Het Continu Verbeterteam wil graag de veranderkracht van de organisatie bundelen en werkt daarom samen met de green-en black belts in de organisatie. Zij lopen mee met verbetertrajecten, zodat ze zelf steeds beter worden in de aanpak, en in staat worden gesteld om het daarna zelf te kunnen doen.

Een kleine greep uit de verbetertrajecten die het Continu Verbeterteam heeft begeleid in 2022:

• Jaarplan Cosis 2023: meer focus aanbrengen in de jaardoelen;
• WDL: processtappen zijn in kaart gebracht om inzicht te krijgen in ongedekte productie (loopt door in 2023);
• KJG: EC Groningen: inrichten zgn. visueel bord zodat in-en doorstroom zichtbaar is (loopt door in 2023);
• Proces 'kapotte lampje': we hebben met alle mensen uit deze keten (zowel uit de zorglocaties als vanuit CSC) een zgn. 'ketenwalk' georganiseerd. Alle knelpunten zijn in kaart gebracht en worden (waar mogelijk) stapsgewijs opgelost;
• Diverse verbetertrajecten binnen het CSC, zoals het indiensttredingsproces van stagiaires;
• Ontwikkelteams CSC: neerzetten van een proces achter de schermen: als je een vraag hebt voor de collega’s van het CSC waar kun je dan het beste en het snelste terecht. De medewerkers werken hierbij in zgn. multidisciplinaire teams samen;
• Daarnaast hebben we diverse teamdagen van (MT-) teams uit de clusters begeleidt, veelal in het goed neerzetten van jaardoelen en KPI’s en hebben we trainingen gegeven over Lean Werken.

In het voorjaar van 2022 werd het eerste MVO-jaarverslag gepresenteerd. Het doet verslag van allerlei maatregelen die onze organisatie heeft genomen om verder te verduurzamen. Hieronder een paar voorbeelden.

In het aardbevingsgebied werkt Cosis met andere zorgaanbieders, woningcorporaties en gemeenten aan het organiseren van toekombestendige zorg. Hiervoor is het Groninger Zorg Akkoord (GZA) afgesloten. Ook het ministerie van VWS, Zorgkantoor en het Nationaal Programma Groningen zijn ondertekenaars.

In de komende jaren wordt een toename van zorgvragen verwacht terwijl het aantal werknemers in de zorg afneemt. In het GZA werkt Cosis samen met collega zorgaanbieders aan het anders organiseren van zorg. Bijvoorbeeld door het gezamenlijk opleiden van medewerkers, het delen van kennis, het uitwisselen van personeel met specialistische vaardigheden en door gezamenlijk werkgeverschap. Ook wordt zorgtechnologie toegepast. Dat moet zorgen voor een grotere mate van regie van zorgvragers en bijdragen aan sociale interactie. Ook ondersteunt technologie zorgmedewerkers bij het leveren van zorg.

Door het afnemen van collega’s in de zorg wordt in de toekomst meer een beroep gedaan op mantelzorgers. Vanuit het GZA wordt met belangengroepen uitgezocht hoe de inzet van mantelzorgers en professionele zorg verbeterd kan worden.

In het afgelopen jaar zijn de innovatieve ideeën in werkgroepen en met lokale initiatieven verder uitgewerkt. Er liggen nu concrete plannen die in 2023 en verder in praktijk worden gebracht.

Ook wordt hard gewerkt aan veilige gebouwen door het versterken van panden en door nieuwbouw. In 2022 is WDL-locatie Gildenhof in Appingedam versterkt, de cliënten en medewerkers zitten nu weer in een veilig gebouw dat aardbevingsbestendig is. De volgende locatie die versterkt wordt is woon-zorgcomplex Siertsheerd in Siddeburen.

In Uithuizen en Delfzijl wordt nieuw gebouwd voor de locaties Molenerf en Ede Staal Staete en in Appingedam krijgt Berjarijke (expertisecentrum voor kinderen) een nieuw pand. De voorbereidingen zijn in 2022 gedaan. De ontwerpen liggen nu klaar, de vergunningen worden aangevraagd en de aannemers worden geselecteerd. De planning is dat eind 2023 de eerste schep de grond in gaat.

De nieuw te bouwen locaties worden zoveel mogelijk circulair en duurzaam gebouwd.

Zo werkt Cosis in samenwerking met veel anderen aan innovatie en veilige gebouwen in het aardbevingsgebied. Samen op weg naar toekomstbestendige zorg!

Cliënten over Kwaliteit (CoK) is het kwantitatieve en kwalitatieve cliëntervaringsonderzoek binnen Cosis. In een cyclus die loopt van 1 oktober tot 30 september vragen wij cliënten, en waar nodig hun verwanten, hun mening te geven over een aantal onderwerpen.

Cliënten geven net als in 2021 aan tevreden te zijn over: de klik met begeleiders, de sfeer op de locaties en de eigen woonplek. Ook wordt het warme welkom en de laagdrempeligheid van de Inloop-locaties genoemd als positief punt.

Er zijn ook verbeterpunten: cliënten voelen zich wel eens eenzaam, ze voelen zich niet altijd prettig bij medebewoners en zouden meer nieuwe dingen willen leren. Dit komt ook overeen met de resultaten in 2021. Moeten wachten op begeleiders wordt ook als verbeterpunt genoemd.

Leidinggevenden gaan steeds vaker in gesprek met cliënten(raden) en team over de uitkomsten van het onderzoek.

Resultaten van het CoK vindt u in bijlage 5.

Onze teams werken volgens acht vastgestelde basismethodieken. Op basis van het locatieprofiel en de cliëntpopulatie hebben we per locatie de basismethodiek gekozen die de beste ondersteuning geeft. De basismethodieken dragen zo bij aan een duidelijke en voorspelbare omgeving voor cliënten.

We zien dat sommige locaties en cliëntengroepen de afgelopen jaren wat veranderd zijn. Dat roept soms de vraag op of de methodiek nog passend is. Die vraag kan lastig te beantwoorden zijn. Om deze vragen, maar ook vragen op het gebied van implementatie te beantwoorden, is eind 2022 de ‘Methodiekcommissie’ opgestart. Deze commissie volgt ontwikkelingen op het gebied van de gekozen basismethodieken en op het gebied van aanvullende methodieken. Ook signaleert en adviseert de commissie op het gebied van implementatie van het werken met basismethodieken op de locaties.

De basismethodieken worden gebruikt als basis voor het opstellen van de zorgplannen. De doelen in het zorgplan worden geformuleerd aan de hand van de methodiek.

Cliënten hebben na zes weken in zorg te zijn een zorgplan. Alle clusters scoren eind 2022 boven de afgesproken percentages: binnen cluster Ambulant is dat minimaal 80%, bij de clusters KJG en Wonen minimaal 85%. Voor Ambulant is een lager haalbaar percentage afgesproken dan bij de andere clusters, omdat hier sprake is van een andere doelgroep. Er is bij Ambulant een hogere doorstroming en lagere begeleidingsintensiteit.

We maken gebruik van elektronisch cliëntdossier ONS. Om begeleiders te leren optimaal gebruik te maken van ONS wordt onder andere een aantal e-learning modules ingezet.

We zien dat het werken met Key-users ONS, waar we in 2021 mee zijn gestart, een positief effect heeft op de kwaliteit van de zorgdossiers. Key- users zijn medewerkers uit de verschillende clusters die medewerkers op locaties ondersteunen in het werken met ONS. Hun taken: volledig en juist gebruik van ONS onder begeleiders beter vormgeven en instrueren op het rapporteren op doelen.

Samenwerken in de driehoek is vanzelfsprekend binnen Cosis. In deze driehoek werken de cliënt, zijn persoonlijk netwerk en de begeleider van Cosis nauw samen.

Onder andere het werken met basismethodieken is hierbij ondersteunend. Daarnaast zijn er verschillende instrumenten en trainingen binnen Cosis die ondersteuning kunnen bieden, zoals driehoekskunde, de triadekaart en de netwerkcirkel. 

Binnen Cosis vinden we het monitoren van onvrijwillige zorg erg belangrijk, daarnaast is het ook wettelijk verplicht. Het grootste deel van de onvrijwillige zorg kan worden voorkomen met vrijwillige afspraken en begeleiding in de driehoek van cliënt, naaste en professional. Daarin ondersteunt het stappenplan begeleiders en behandelaren bij het maken van de juiste afweging en de inzet van alternatieven. Daar worden we steeds beter in, maar het lukt niet altijd.

In 2022 is bij 386 cliënten een maatregel ingezet waarbij het stappenplan werd gehanteerd. Bij 89 cliënten ging het om een vorm van onvrijwillige zorg. Uitgesplitst naar soorten onvrijwillige zijn enkele lichte verschuivingen te zien. Hierbij valt op dat maatregelen rond het beperken van de bewegingsvrijheid het meeste voorkomen.

Door voorlichting en training, het Cosis Kennis café en ‘Wet zorg en dwang on tour’ besteden we aandacht aan de WZD. In de (leer)besprekingen wordt het begrip ‘verzet’ aan de orde gebracht door gedragswetenschappers. Leidinggevenden en persoonlijke begeleiders worden ondersteund in het adequaat registreren en monitoren van lopende onvrijwillige zorg.

Binnen Cosis is de werkwijze dat teams zelf de eerste reflecties en analyses maken van incidentmeldingen. In een aantal situaties worden deze meldingen opgeschaald naar onderzoek.

Voor een aantal situaties geldt dat Cosis hier melding van maakt bij een toezichthouder: gemeente of de Inspectie voor Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ). Op hun verzoek kan dan een uitgebreider onderzoek plaatsvinden. In 2022 zijn er twee meldingen gedaan bij de IGJ en gemeente. Na intern onderzoek bleek dat de incidenten niet zijn ontstaan door een tekort in de zorg en dienstverlening. De betreffende gemeenten en de IGJ onderschreven die conclusie.

In totaal zijn er zes uitgebreide incidentonderzoeken gedaan/gestart en acht keer is gebruik gemaakt van een beperkt onderzoek (Quick Scan). Er is een procesevaluatie uitgevoerd n.a.v. een klacht bij de Klachten Commissie Onvrijwillige Zorg (KCOZ).

De interne audits leveren belangrijke informatie over de kwaliteit van veiligheid en zorg. Bij het interne auditen maken wij onderscheid in kwaliteitsaudits (processen en zorginhoudelijke thema’s) en administratieve audits (voor productieverantwoording en financieel administratieve audits).

Uit de interne audits in 2022 blijkt onder andere dat de intensieve begeleiding van teams naar het organisatiemodel Cosis2020 (de Cosis Trektocht) positieve veranderingen brengt binnen de teams en dat de Cosis Overlegvorm (COV) wordt ervaren als een positief instrument. Risico’s worden gezien in wisseling van leidinggevenden en personele tekorten. De uitkomsten worden besproken met de locaties, clusterdirecteuren en RvB.

In september 2022 heeft de externe audit door DEKRA plaatsgevonden. De auditoren waren onder andere positief over de benadering van Cosis, deze richt zich op de wens van de cliënt en op het kunnen bieden van perspectief. Bijvoorbeeld door het creëren van opleidingsmogelijkheden voor cliënten.
Ook beoordelen de auditoren het als positief dat er bewust wordt omgegaan met gezonde leefstijl, bijvoorbeeld in de begeleiding van cliënten die zelfstandig koken.

Aandachtspunten die de auditoren van DEKRA Cosis meegeven zijn onder andere: versterk de cluster-overstijgende samenwerking waarbij de begeleiding en zorg aan de cliënt centraal staat, onderzoek hoe het nieuwe digitale medicatie-registratiesysteem nog beter gebruikt kan worden en evalueer de opzet van de meldingsformulieren om na te gaan of het registreren en analyseren efficiënter kan.

DEKRA noemt twee tekortkomingen:

• De opslag van medicatie in de koelkast voldoet niet altijd aan de veilige principes in de medicatieketen.
• Tijdens een steekproef in de cliëntendossiers op een locatie is gebleken dat er een achterstand is in het evalueren van maatregelen die in het kader van de wet Zorg & Dwang opgesteld zijn.

De opgestelde verbeterplannen zijn goedgekeurd door DEKRA, zij zullen tijdens de volgende audit toetsen of de maatregelen doeltreffend zijn geweest.

Als cliënten of verwanten onvrede hebben over onze dienstverlening kunnen ze ondersteuning vragen van onze twee cliëntvertrouwenspersonen. De ervaring leert dat dan vaak al veel wordt opgehelderd en rechtgezet, waardoor het niet hoeft te komen tot indienen van een officiële klacht. We maken ook gebruik van twee externe cliëntvertrouwenspersonen via Quasir. Dat doen we in het kader van de Wet Zorg en Dwang. Bij deze cliëntvertrouwenspersoon kunnen cliënten en verwanten terecht die ontevreden zijn over zaken gerelateerd aan onvrijwillige zorg.

Als iemand toch een klacht wil indienen, kan dat bij onze klachtenfunctionaris. Dit is conform de Wet Kwaliteit, Klachten en Geschillen Zorg. De klachtenfunctionaris zorgt ervoor dat de klacht op de juiste manier wordt afgehandeld. Na binnenkomst van een klacht vraagt de klachtenfunctionaris eerst aan de klager of hij/zij met de betrokken personen in gesprek is geweest. Uitgangspunt is om er in gezamenlijk gesprek uit te komen. Als een cliënt of verwant dat wil, kan deze zich laten bijstaan door een cliëntvertrouwenspersoon. Als de klacht niet naar tevredenheid van de klager is afgehandeld kan hij/zij een beroep doen op de Landelijke Geschillencommissie.

Er zijn in 2022 82 klachten binnen gekomen bij de Raad van Bestuur en/of klachtenfunctionaris. 

Er zijn 38 klachten ingediend door cliënten en 33 door verwanten of wettelijk vertegenwoordigers. Daarnaast zijn nog 11 klachten ingediend door derden (o.a. buren). De meeste klachten, zowel van cliënten als verwanten, gaan over de aard en inhoud van de zorgverlening, in totaal 23 klachten. Als tweede categorie zien we klachten over overlast, vooral ingediend door buren. 

Er zijn twee klachten doorgezet naar de Geschillencommissie. Voor één klacht is een schikking getroffen tussen klagers en Cosis. De tweede klacht is in november 2022 aangemeld door klagers en in januari 2023 in behandeling genomen door de Landelijke Geschillencommissie. Deze zaak loopt nog.

Cosis kreeg in september 2022 een formele klacht binnen via de Cliëntvertrouwenspersoon Wet Zorg en Dwang (CVP-WZD). De taak van de klachtenfunctionaris is om deze melding door te zetten naar de Klachten Commissie Onvrijwillige Zorg (KCOZ). 

Dit jaar zijn we goed in staat geweest om de benodigde instroom van nieuwe medewerkers te organiseren. In 2021 zijn we het programma ‘Verbeteren instroom’ gestart, dat we dit jaar met goed resultaat hebben afgerond. 

We hebben het aantal lerenden opgehoogd en zien een stijging van het aantal zij-instromers. De arbeidsmarktcommunicatie is doorontwikkeld in een nieuwe ‘werken-bij’ site, verschillende wervingscampagnes zijn gehouden en we zijn aanwezig geweest op wervingsevents in beide provincies. Daarbij is door recruitment de samenwerking met leidinggevenden en externe partners, zoals bijv. scholen, UWV en gemeenten, geïntensiveerd. Onze recruiters zijn actief en zichtbaar op de arbeidsmarkt waardoor onze talentpool groeit en ze snel kunnen schakelen op het moment dat er een vacature ontstaat.  Om alle kandidaten te kunnen monitoren, volgen en in contact te blijven, zitten we nu in een laatste digitalisering van ons werving- en selectieproces. We hopen dit in 2023 af te ronden. Ondanks dat we goed in staat zijn om nieuwe instroom te genereren, zijn er ook functies die we lastig ingevuld krijgen. Te denken valt aan meer specialistische functies binnen het service- en/of expertisecentrum, zoals een Inkoper, Applicatiebeheerder of ICT-projectmanager. Hiervoor zijn we af en toe genoodzaakt een bureau in te zetten. 

Het vrijwilligersbeleid is geactualiseerd. In het tevredenheidsonderzoek dat afgelopen jaar onder vrijwilligers is gehouden, laten vrijwilligers met een gemiddelde score van 8,1 zien dat ze zeer tevreden zijn over hun werk en Cosis. Het aantal vrijwilligers is wel verder teruggelopen. De social mediacampagne “kers op de taart” draagt bij aan een positieve beeldvorming van vrijwilligerswerk naar buiten toe. En met een wervingscampagne en actieve ondersteuning van locaties hopen we de groep vrijwilligers komend jaar weer te laten groeien. 

De instroom van stagiaires staat onder druk door lagere studentaantallen bij bijvoorbeeld de opleiding Maatschappelijke Zorg. Jongere mensen kiezen steeds vaker voor BBL (werken-leren) in plaats van een vakgerichte fulltime opleiding. Voor deze doelgroep hebben we een specifieke wervingscampagne ontwikkeld om de bekendheid en interesse in Cosis te vergroten wat de instroom vergroot.

Cosis is een aantrekkelijke werkgever die groot is in ontwikkeling. We ondersteunen onze medewerkers in een leven lang leren. Enerzijds om vakbekwaam te zijn, anderzijds om zich binnen en buiten Cosis door te ontwikkelen. We vinden het belangrijk dat onze medewerkers duurzaam inzetbaar zijn en blijven. Hiervoor bieden we onze medewerkers een toegankelijk digitaal leerplatform, coaching, intervisie, loopbaancoaching en begeleiding bij het leren in de praktijk.

De Cosisacademie is ons digitale leerplatform van waaruit de trainingen en opleidingen aangeboden worden. Afgelopen jaar is hard gewerkt aan de positionering en zichtbaarheid van het platform en nieuw aanbod is in verschillende leervormen ontwikkeld. In 2022 heeft iedere medewerker een opleidingsprofiel in de digitale leeromgeving gekregen. Dit profiel is gekoppeld aan de persona’s en geeft medewerkers inzicht in welke opleidingen nodig zijn om met een persona te werken en welke tot verbreding en verdieping van kennis en vaardigheden leidt. Naast de beschikbaarheid van de profielen is gewerkt aan het verkrijgen van de relevante data over gevolgde opleidingen en het up-to-date houden van de opleidingsprofielen. Dit jaar is actief ingezet op de ondersteuning en professionaliseringen van onze interne trainers. Het programma ‘Digivaardig’ is afgerond. De ondersteuning van medewerkers in hun digitale vaardigheden heeft een plek gekregen in het digitale leerplatform.

Er wordt veel gebruik gemaakt van onze eigen coaches.  Toen corona wat meer naar de achtergrond verdween, is het aantal aanvragen en afspraken voor individuele coaching van medewerkers gegroeid. De vraag om teams te begeleiden in effectiviteit en/of samenwerking neemt toe. Teamcoaching en de doorontwikkeling daarvan staan bij de coaches in 2023 hoog op de agenda. 

De adviseurs van praktijkleren zagen het aantal lerenden en zij-instromers dit jaar groeien. Hierdoor werken zij aan een nieuwe manier van werken. In plaats van de medewerkers één op één te begeleiden, verschuift hun aandacht en ondersteuning naar de praktijkbegeleiders en veilig leerklimaat op de locaties. Dit krijgt in 2023 verdere uitwerking.

In 2022 zijn wij geconfronteerd met de dynamiek van de arbeidsmarkt. De uitstroom is hoger dan we gewend zijn. Ondanks onze tevredenheid over de instroom van nieuwe medewerkers, trekt de hoge uitstroom een wissel op de teams. Het verloop zorgt voor meer werkdruk door het inwerken en opleiden van nieuwe collega’s. Er is onderzoek gedaan naar de ontwikkeling van de uitstroom en de vertrekredenen. Naast een gemene deler zoals ontwikkelmogelijkheden, werkinhoud en arbeidsvoorwaarden, zijn tussen de clusters ook verschillen waarneembaar over de vertrekreden. Op sommige plekken zien we dat medewerkers binnen één jaar weer vertrekken. Met de OR hebben we een aantal interventies afgesproken om de onnodige uitstroom te verlagen en het verloop te stabiliseren. We analyseren per kwartaal de uitstroomcijfers en redenen en vervolgens heeft ieder cluster een eigen plan met acties die nodig zijn om grip op de uitstroom te houden.

De inzetbaarheid van onze medewerkers heeft dit jaar onder druk gestaan door een hoog verzuim. De redenen van verzuim zijn divers. Aan het einde van het jaar is het aandeel van psychisch verzuim het grootst. De verzuimondersteuning is geïntensiveerd door per zorgcluster een externe verzuimadviseur aan te stellen. Het resultaat van deze ondersteuning wordt gedurende het 3e en 4e kwartaal zichtbaar, waardoor we de verzuimondersteuning in 2023 verstevigen en een interne invulling geven. Naast deze interventie staat aandacht voor onze eigen verzuimtraining en meer inzet op preventie centraal. We zetten ook in op onderzoek naar de oorzaak van het psychisch verzuim en passende interventies.

Het thema veiligheid heeft dit jaar goede invulling gekregen. Er is een RI&E inventarisatie gedaan wat heeft geresulteerd in een plan van aanpak en een nieuw arbo-meerjarenplan. Er is samen met KKO gewerkt aan het meldingsproces voor incident medewerkers (MIM) en cliënt (MIC). We zien dat melding incident cliënt een betere opvolging krijgt dan een incident medewerker. We willen een veilige werkomgeving voor onze medewerkers. Aandacht voor alle meldingen is hierin van belang.

In het najaar is een nieuw belevingsonderzoek uitgezet. Met een respons van ongeveer 54% hebben we in december de Cosis brede resultaten teruggekregen. Onze medewerkers zijn kritisch geweest, hebben zich uitgesproken en daarnaast ook heel duidelijk aangegeven waar ze trots op zijn. 

We zien collega’s die trots zijn op hun werk en hun klantgerichtheid. Daarnaast zijn collega’s tevreden met de mogelijkheden om zich te ontwikkelen en ervaren zij Cosis over het algemeen als een sociaal veilige werkplek. Wel geven zij aan kritisch te zijn over de leidinggevende en de organisatie. Er is behoefte aan waardering, grotere financiële compensatie en duidelijkheid over prioriteiten. De werkdruk wordt als hoog ervaren en ongewenst gedrag vanuit cliënten komt vaker voor. 

De resultaten verschillen per cluster en team. De resultaten worden in 2023 in alle teams besproken. We hebben afgesproken dat de onderliggende behoeften worden geïnventariseerd en dat benodigde acties op team-, cluster- en organisatieniveau worden afgesproken. 

Onze omgeving is dynamisch. Afgelopen jaar hebben aanbestedingen, het niet verlengen van zorgcontracten en het sluiten van locaties door veranderende doelgroepen grote impact gehad op mens en werk in onze zorgclusters. Onze HR-business partners, HR-adviseurs en adviseurs van het Cosis loopbaancentrum hebben leidinggevenden en medewerkers actief ondersteund om samen de juiste stappen te zetten en onze collega’s te begeleiden naar nieuw werk. 

Ook de doorontwikkeling en de optimalisatie van de organisatie in de zorgclusters krijgt na twee jaar corona weer ruimte en een vervolg in 2023. 

In 2022 zijn we gestart met de verkenning wat aantrekkelijk werkgeverschap voor Cosis inhoudt. We vinden het belangrijk dat we medewerkers belonen voor het werk wat ze doen en de bijdrage die ze leveren ten behoeve van onze cliënten. Ook gunnen we onze medewerkers een dienstverband met voorwaarden die voorziet in hun levensonderhoud. Zo is er dit jaar voor gekozen om tijdelijk tegemoet te komen aan de stijgende brandstofkosten en onze fietsregeling uit te breiden. We bieden medewerkers de gelegenheid om meer uren te werken via Cosisflex en hebben het inschalingsbeleid van zij-instromers verder aangescherpt, zodat eerdere werkervaring en verkregen competenties op de juiste waarde worden geschat. Ook hebben we onze eigen generatiepact regeling eenmalig verlengd.

Team HR Advies is volop in ontwikkeling. De ondersteuning van de clusters op het gebied van mens en organisatie heeft in 2022 nieuwe invulling gekregen. Ieder cluster heeft zijn eigen HR-team met daarin een business partner en een adviseur. De business partner richt zich als adviseur van de clusterdirecteur op cluster brede en -overstijgende thema’s, veelal gericht organisatieontwikkeling. De HR-adviseur richt zich op de leidinggevende en diens team en houdt zich bezig met vraagstukken rondom in-, door-, en uitstroom van medewerkers. Op basis van de thema’s uit het cluster en bijbehorende casuïstiek schuiven specialisten uit andere HR-disciplines aan om leidinggevenden, teams en medewerkers te ondersteunen bij hun vraag en/of gewenste resultaat.

De samenwerking met diverse partners in de buitenwereld is ook dit jaar opportuun geweest. We blijven samen innoveren op het gebied van arbeidsmarkt, werkgeverschap, leeraanbod voor diverse doelgroepen en ondersteuning van zorgvernieuwing in specifieke regio's. Een mooi voorbeeld is een samenwerkingsverband met het UWV, de gemeente de Wolden/Hoogeveen, het Alfa College en het Drenthe College waarin we mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt de kans hebben gegeven kennis te laten maken met de gehandicaptenzorg. Na screening en selectie zijn de kandidaten gestart met een voorschakeltraject van ongeveer drie maanden waarin verkend is of ons werkveld en een BBL-traject zou passen. Alle twaalf kandidaten die in 2021 zijn gestart, zijn in 2022 onze collega’s geworden en hebben een leer-arbeidsovereenkomst. 

Door de snelle en grote veranderingen die binnen en buiten de zorg op ons afkomen, is het belangrijk om de blik naar buiten te richten. We dagen onszelf uit om actuele ontwikkelingen te volgen en hierop in te spelen. De nadruk ligt hierbij op samen, aangezien we de urgente en complexe vraagstukken van vandaag niet alleen kunnen oplossen.

Het overzicht van een aantal van onze samenwerkingspartners vindt u als bijlage 1.