5 Verslag Raad van Toezicht

Cosis kent een Raad van Toezicht (hierna: RvT) die uit minimaal vijf en maximaal zeven leden bestaat. De aanstelling van leden van de RvT geschiedt voor een periode van vier jaar. Leden zijn hierna maximaal één keer herbenoembaar en onderschrijven met hun aanvaarding de uitgangspunten zoals opgenomen in statuten, reglementen en de Governancecode Zorg.

In de werving- en selectieprocedure van de leden worden de Raad van Bestuur en medezeggenschap van de organisatie nauw betrokken.

De RvT is verantwoordelijk voor het toezicht op het beleid van de Raad van Bestuur en de algemene gang van zaken binnen Cosis. Daarnaast is zij werkgever en adviseur voor de Raad van Bestuur. De RvT is zodanig samengesteld dat de leden onafhankelijk en kritisch kunnen opereren ten opzichte van elkaar, de Raad van Bestuur en welk deelbelang dan ook. Een eerste toets op onafhankelijkheid vindt plaats bij de benoeming van een lid van de RvT, dit wordt periodiek geëvalueerd. Nevenfuncties worden gemeld en getoetst aan mogelijke tegenstrijdigheid van belangen voordat deze aanvaard worden. 

De RvT heeft onder andere als taak toezicht te houden op en te adviseren over:

• het beleid van de Raad van Bestuur;
• de algemene gang van zaken binnen de organisatie;
• de strategische ontwikkelingen;
• de financiële continuïteit;
• de kwaliteit en veiligheid van de zorg;
• de beheersing van de risico’s op het gebied van de bedrijfsvoering.

Op al deze gebieden heeft de RvT zich in 2022 nauwgezet laten informeren. Dit krijgt vooral vorm in de vergaderingen met de Raad van Bestuur. Met de Raad van Bestuur zijn afspraken gemaakt over de aard, inhoud en frequentie van de informatievoorziening. 

De visie van de RvT is dat zij zich in haar rol als toezichthouder enerzijds richt op de maatschappelijke doelstelling van Cosis en de centrale positie van de client en medewerker hierin en anderzijds op de rol van Cosis in het noordelijke zorglandschap. 

Het resultaat van goed toezicht is dat Cosis:

• slaagt in haar doelstelling om kwetsbare mensen met een verstandelijke en/of psychische beperking te helpen grip te krijgen op hun leven;
• een financieel gezonde en goede werkgever is;
• een bijdrage levert aan de instandhouding van het noordelijke zorglandschap;
• de RvB de afgesproken doelen realiseert binnen de wettelijke en maatschappelijke kaders.

Vanuit haar rol als toezichthouder toetst de RvT of de Raad van Bestuur de in aanmerking komende belangen van betrokkenen van en bij Cosis in haar besluitvorming zorgvuldig en evenwichtig heeft afgewogen, ook vanuit het bredere maatschappelijke perspectief.  

De RvT werkt permanent aan de eigen ontwikkeling als team en aan de ontwikkeling van de afzonderlijke leden. Leden van de RvT zijn daarom allemaal lid van de Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in de Zorg (NVTZ). Ieder lid verdiept zich in de ontwikkelingen van de zorg om zo de toezichthoudende rol professioneel en op een verantwoorde wijze in te vullen. Dit in lijn met het programma ‘Goed Toezicht’ van de NVTZ. Om hier op een goede manier invulling aan te geven stemmen de leden van de RvT jaarlijks de gewenste opleidingsbehoeften onderling af. Voor het volgen van opleidingen is een budget beschikbaar. 

Evaluatie

De RvT evalueert na iedere vergadering haar eigen functioneren. Vóór iedere vergadering wordt daartoe uit eigen kring een procesobservator benoemd. 

Ieder lid van de RvT heeft per zittingstermijn twee keer een evaluatiegesprek met de Remuneratiecommissie (of een vervangend lid wanneer het een evaluatie met een lid van deze commissie betreft). In deze gesprekken wordt stil gestaan bij het functioneren van het lid. 

De RvT heeft in december 2022 haar eigen functioneren als team geëvalueerd. Voorafgaand aan deze evaluatie heeft ieder lid van de RvT, de leden van de Raad van Bestuur en de Bestuurssecretaris een online zelfevaluatievragenlijst ingevuld. Aan de hand van de uitkomsten is een inhoudelijke dialoog over verbeterpunten gevoerd. Overall is geconcludeerd dat veel van de taken als toezichthouder binnen de RvT goed belegd zijn. Maar dat een belangrijk aandachtspunt blijft dat de RvT, als team en als individu, kritisch naar zichzelf blijft kijken maar ook open moet blijven staan voor kritiek van buiten. Een goede verbinding met in- en externe stakeholders blijft daarom belangrijk. Ook is bevestigd dat vraagstukken als ontwikkelingen op de arbeidsmarkt, de digitaliseringsvraagstukken en -mogelijkheden en duurzaamheid belangrijke thema's voor de komende jaren zijn. Dit naast de gevolgen en aspecten van de cultuuromslag zoals die binnen Cosis is ingezet. Ook zijn er afspraken gemaakt hoe de vergaderingen en de samenwerking nog effectiever te laten verlopen. Hierbij gebruik makend van elkaars expertise. 

De RvT stelt jaarlijks de honorering vast en baseert zich daarbij op de WNT. De honorering van de leden is gebaseerd op de functie die ze in de RvT vervullen en de tijd die ze hieraan besteden. De verantwoording in het kader van de WNT staat in de jaarrekening van Stichting Cosis.

Leden van de RvT kunnen gemaakte onkosten declareren volgens het algemeen vastgestelde beleid binnen Cosis. 

Per eind 2022 liep de laatste zittingstermijn van de voorzitter van de RvT af. Om tot invulling van de ontstane vacature te komen heeft de RvT, gebruik makend van input van de Raad van Bestuur en medezeggenschap, een nieuw profiel vastgesteld. Ondersteund door een extern bureau is per 1 januari 2023 een nieuwe voorzitter benoemd in de persoon van mevrouw Van Lente. De RvT wil via deze weg haar voorganger, de heer Meijerman, danken voor zijn inzet voor Cosis gedurende zijn achtjarige voorzitterschap. 

De samenstelling, benoemingstermijnen en nevenfuncties van de RvT in 2022 vindt u in bijlage III.

De RvT ziet erop toe dat de Raad van Bestuur regelmatig rapporteert over de ontwikkelingen binnen de organisatie en de strategische uitdagingen. De vergaderingen van de RvT maken daarom onderdeel uit van de jaarplancyclus. Ze zijn zo gepland dat na afloop van ieder kwartaal de kwartaalrapportages en –analyses besproken kunnen worden. De rapportages bevatten informatie over de kwaliteit en veiligheid van de zorg. Ook wordt gerapporteerd over de financiële gegevens, exploitatiegegevens en beheersaspecten en informatie uit het risico- en kansenmanagement. Alle leden van de RvT hebben toegang tot de stukken die worden (voor)besproken in de commissies (zie volgende paragraaf). Waar nodig worden onderwerpen vanuit de commissies geagendeerd in de vergadering van de RvT.

De RvT heeft in 2022 zes keer vergaderd. Bij deze vergaderingen is de Raad van Bestuur aanwezig. Rekening houdend met een vooraf opgestelde jaarkalender worden deze vergaderingen door een agendacommissie voorbereid. Deze commissie bestaat uit de voorzitter en vicevoorzitter van de RvT, de leden van de Raad van Bestuur en de Bestuurssecretaris. 

Naast de reguliere vergaderingen zijn er 2022 twee themabijeenkomsten geweest. De eerste bijeenkomst stond, gekoppeld aan het thema Continu Verbeteren, in het teken van de meerjarenagenda 2025. In de tweede bijeenkomst is stil gestaan bij de vraag in hoeverre de uitgangspunten van de Bedoeling gerealiseerd zijn en welke beelden er bij Raad van Bestuur en directie leven als het gaat om de meerjarenstrategie van Cosis.  

Daarnaast heeft de RvT een aantal werkbezoeken aan locaties kunnen brengen om zich een beeld te kunnen vormen van de kwaliteit van zorg- en dienstverlening binnen Cosis. 

Naast bovengenoemde punten heeft de RvT zich in 2022 onder meer akkoord verklaard met/gesproken over:

• het rooster van aftreden;
• de visie op toezicht;
• de evaluatie van het besturingsmodel van Cosis;
• het Kwaliteitsjaarverslag 2021/ de reflectie hierop;
• het Groninger Zorgakkoord in het algemeen en de ontwikkelingen hiervan binnen Cosis in het bijzonder;
• Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen;
• de ontwikkelingen op de arbeidsmarkt in relatie tot de HR-strategie, gericht op instroom/doorstroom en uitstroom van medewerkers;
• het accountantsverslag 2021;
• de jaarrekening 2021;
• het bestuursverslag 2021;
• het verlenen van decharge aan de Raad van Bestuur;
• de benoeming van de voorzitter Raad van Toezicht;
• de ontwikkelingen binnen het Sociaal Domein;
• de klassenindeling WNT;
• de honorering Raad van Toezicht en Raad van Bestuur;
• de kaderbrief 2023;
• het controleplan van de externe accountant;
• de managementletter van de extern accountant;
• de begroting – en het jaarplan 2023;
• de kwartaalrapportages gericht op de kwaliteit van zorg en de financiële stand van zaken.

Bij de vergadering waarin de jaarrekening en de interim-bevindingen waren geagendeerd, was de externe accountant aanwezig.

De RvT kent drie commissies.

1. Remuneratiecommissie

Deze heeft zich in 2022 beziggehouden met de procedure voor de benoeming van de voorzitter RvT. Ook heeft de commissie voorstellen voorbereid voor de honorering van de RvT en de Raad van Bestuur. Verder zijn functioneringsgesprekken gevoerd met de leden van de Raad van Bestuur, zowel individueel als collectief. Hiervoor heeft de commissie input opgehaald bij interne stakeholders. Dit komt voort uit de zienswijze van de RvT op de besturingsfilosofie van Cosis en gebeurde volgens een vastgestelde regeling en op basis van 360-graden feedback. De uitkomsten zijn gedeeld met de voltallige RvT.

2. Auditcommissie

Deze kwam in het verslagjaar vier keer bij elkaar. Bij alle vergaderingen was de Raad van Bestuur aanwezig. De jaarrekening Cosis 2021, het accountantsverslag en de managementletter zijn besproken, dit alles in aanwezigheid van de externe accountant. Ook de begroting 2023 is in de commissie voor besproken. De commissie heeft op basis van haar bevindingen de RvT positief geadviseerd om tot besluitvorming van de voorgelegde stukken over te gaan. 

Verder monitorde de commissie de voortgang rondom de ICT-ontwikkelingen, het risicomanagement en de voortgang van (het) duurzaamheid(sverslag) binnen Cosis. Ook zijn door de commissie de reguliere financiële rapportages voorbereid ten behoeve van de voltallige RvT. 

3. Commissie Zorg, Kwaliteit en Veiligheid (ZKV)

Deze commissie adviseert en ondersteunt de RvT bij het adequaat uitvoeren van het toezicht op het terrein van de zorg, kwaliteit en veiligheid. De commissie heeft in 2022 twee keer vergaderd. Naast de reguliere rapportages gericht op de kwaliteit en veiligheid van de zorg, is het Kwaliteitsrapport Langdurige Zorg 2021 in de commissie besproken. De commissie heeft gereflecteerd op wijze hoe Cosis de complementaire verantwoordelijkheid tussen leidinggevenden en gedragswetenschappers heeft vormgegeven. Ook heeft de commissie zich verdiept in het zorginnovatie portfolio van Cosis voor 2022. Tot slot heeft de commissie gereflecteerd op de inzichten en vernieuwingen binnen Cosis als gevolg van Covid-19

Contact met medezeggenschap

Een afvaardiging van de RvT heeft tweemaal een overlegvergadering met de Ondernemingsraad bijgewoond. Ook heeft de RvT een overleg met de Centrale Cliëntenraad gehad. Dit alles om zich een goed beeld te vormen van de communicatie over en weer tussen bestuur en medezeggenschap. De RvT heeft hieruit geconstateerd dat er sprake is van een goede interactie en dat er ruimte is voor een kritische noot.

De strategie van de organisatie kreeg ook in 2022 veel aandacht. De RvT heeft hierbij vooral gelet op het punt dat deze aansluit op de hervorming in de gehandicaptenzorg, de transities binnen het gemeentelijk domein en de ontwikkelingen in de Langdurige Zorg. De stappen die daarin met ‘De beweging’ zijn gezet, worden door de RvT dan ook volledig onderschreven.

Zoals altijd blijven de (politieke) ontwikkelingen en bezuinigingen die op ons afkomen aandacht vragen. De RvT volgt de stappen die de Raad van Bestuur en de directie hierin zetten nauwgezet, en denkt hierbij vanuit de strategiekaders én de eigen visie op toezicht. De RvT gaat net als in het voorgaande verslagjaar, er in 2023 specifiek op toezien hoe de organisatie de in gang gezette veranderingen tot uitvoer wil brengen én gaat borgen. Hierbij rekening houdend met de thema’s (arbeidsmarkt, digitalisering en duurzaamheid) zoals die uit de eigen evaluatie naar voren zijn gekomen.