1.1 De bedoeling van Cosis
We zijn oprecht geïnteresseerd in onze cliënten en hun persoonlijke vraag en we bieden gepersonaliseerde dienstverlening. Daarmee ondersteunen we cliënten om grip te krijgen en te houden op hun leven. We helpen ze om hun eigen doelen te realiseren en een eigen leven te leiden, dat past bij hun mogelijkheden, vaardigheden, wensen en ambities. Een zo groot mogelijke zelfredzaamheid is ons uiteindelijke doel. Waar mogelijk maken we kleine stappen. Wij vinden samen, op een creatieve manier, de beste of nieuwe oplossing. Samen met partners werken wij aan de stappen die nodig zijn. Onze ondersteuning is zo licht en zo kort als mogelijk. Uitgangspunt is altijd het werken vanuit de driehoek, waarbij de samenwerking tussen cliënten, hun persoonlijk netwerk en de professional centraal staat.
We werken met ruim 4.100 medewerkers en 1.230 vrijwilligers in de provincies Drenthe en Groningen en we ondersteunen ruim 7.600 cliënten met een verstandelijke e/o psychische beperking.
1.2 Kernactiviteiten
Hulp bij daginvulling
Ook met een verstandelijke en/of psychische beperking wil iemand gewoon mee kunnen doen in de maatschappij. Leuk en nuttig werk doen. Een opleiding volgen. Andere mensen ontmoeten. Een dagritme hebben. Werken aan herstel. En als werk op dit moment (nog) niet mogelijk is, een andere invulling van de dag hebben. Wij bieden cliënten een waardevolle dagbesteding, opleiding of werk. Uitgaande van de mogelijkheden en op een manier die past bij de cliënt.
Hulp thuis
We helpen cliënten thuis om zo zelfstandig mogelijk te leven. De cliënt bepaalt daarbij wat hij of zij nodig heeft. Dat kan variëren van ondersteuning bij het vinden van werk of het onderhouden van sociale contacten tot intensieve ondersteuning waarbij wij 24uurshulp-aan-huis bieden. Met onze inloopvoorzieningen in de grotere plaatsen in Drenthe en Groningen stimuleren we onze cliënten én andere kwetsbare mensen mee te doen in hun omgeving.
Hulp bij opgroeien
Een kind opvoeden gaat niet vanzelf. Zeker als je zoon of dochter door een psychische of verstandelijke beperking extra zorg en aandacht nodig heeft. Of wanneer je zelf als ouder een beperking hebt. Wij helpen bij opvoeden en opgroeien. Met hulp en begeleiding aan kinderen van 0 tot 18 jaar én hun ouders. We bieden begeleiding in het gezin en extra hulp en (specialistische) ondersteuning op school, dagopvang en peuterspeelzaal. Als meer specialistische ondersteuning noodzakelijk is, kan een kind terecht op een van onze kinderdagcentra/expertisecentra.
Passende woonvorm
We hebben ook woonvormen, voor als thuis wonen niet meer kan. Die zijn passend voor verschillende leeftijdsfasen en specifieke vragen. Zo kunnen kinderen en jongeren bij Cosis wonen, maar bieden we bijvoorbeeld ook woontrainingscentra en gezinshuizen. Voor volwassenen en ouderen hebben we een breed palet aan passende woonvormen: met zelfstandigheid of juist veel begeleiding, in steden en in rustige omgevingen, wonen en werken gecombineerd (bijvoorbeeld op een woon-werkboerderij) en meer. Voor ouderen hebben we daarnaast woonvormen waar ze zelfstandig kunnen wonen en woonvormen met meer zorg en verpleging.
Organisatiegegevens
| Naam rechtspersoon | Cosis |
| Adres | Postbus 214 |
| Postcode | 9400 AE |
| Plaats | Assen |
| Bezoekadres | Lauwers 17 te Assen |
| Telefoonnummer | 088-8393000 |
| Identificatienummer KvK | 4082725 |
| E-mailadres | info@cosis.nu |
| Website | www.cosis.nu |
| Rechtsvorm | Stichting |
| Werkgebied | Provincies Groningen en Drenthe |
Zorgactiviteiten (aantallen cliënten)
| 2021 | 2020 | |
|---|---|---|
| Hulp bij daginvulling (incl MO) | 1.500 | 1.720 |
| Hulp thuis | 3.495 | 2.931 |
| Hulp bij opgroeien | 1.276 | 1.076 |
| Passende woonvorm | 2.386 | 2.405 |
| Totaal | 8.657 | 8.132 |
Bedrijfsopbrengsten
| 2021 | 2020 | |
|---|---|---|
| Bedrag in euro’s | Bedrag in euro’s | |
| Totaal bedrijfsopbrengsten (in euro’s) in verslagjaar | 258.611.000 | 251.890.000 |
| Waarvan opbrengsten Wlz | 180.442.000 | 158.745.000 |
| Waarvan opbrengsten sociaal domein | 63.419.000 | 74.503.000 |
| Waarvan opbrengsten PGB | 2.616.000 | 3.361.000 |
| Waarvan overige opbrengsten | 12.134.000 | 15.281.000 |
Medewerkers, stagiaires en vrijwilligers
| 2021 | 2020 | |
|---|---|---|
| Aantal medewerkers in loondienst per einde verslagjaar | 4.253 | 3.953 |
| Aantal FTE medewerkers in loondienst per einde verslagjaar | 3.030 | 2.936 |
| Waarvan zorgpersoneel | 2.561 | 2.466 |
| Waarvan management en ondersteunend personeel | 468 | 470 |
| Aantal stagiaires in het jaar | 608 | 663 |
| Aantal vrijwilligers in het jaar | 1.230 | 1.298 |
1.3 Strategie en beleid Cosis
Voortbouwen vanuit ‘de bedoeling’ naar ‘de beweging’
Wij helpen kwetsbare mensen met een verstandelijke en/of psychische beperking grip te krijgen op hun leven. Samen maken we kleine stappen.
Met deze twee zinnen formuleerden we eind 2016 De bedoeling van Cosis. Twee zinnen waar een wereld achter schuilgaat. Een inclusieve samenleving, gepersonaliseerde dienstverlening, het gedachtengoed van positieve gezondheid, professionele medewerkers die regie hebben op hun werk, lagere maatschappelijke kosten en altijd werken vanuit de driehoek cliënt, persoonlijk netwerk en professional: zo ziet die wereld eruit.
Grip werd ‘ons woord’. Alles wat we gingen doen, stond in dat teken. Kleine stappen maken werd de kern van hoe we dat gingen doen, onze aanpak.
Mensen met een verstandelijke en/of psychische beperking helpen grip te krijgen op hun leven is en blijft onze bedoeling. Maar in de samenleving en in de zorg verandert veel. Er komen grote, dringende vragen op ons af die we niet alleen kunnen oplossen. Deze vragen stellen ons voor een nieuwe opgave: iemand met een hulpvraag krijgt datgene dat het beste past bij zijn vraag, van diegene die dat het beste kan bieden. Vroeg, snel en dichtbij. Zodat degene met een hulpvraag zoveel mogelijk zijn eigen leven kan leiden en daar grip op heeft.
Naar buiten en mét buiten
Om invulling te geven aan De bedoeling, is De beweging ontwikkeld: onze bedrijfsstrategie 2021-2025.
Twee rode draden daarin zijn:
- Met een brede blik kijken we naar het persoonlijke netwerk van de hulpvrager en naar wat anderen kunnen, ook buren, supermarkt, school en dorpsvereniging.
- Cliënten met een complexe vraag helpen we samen, vanuit het professionele netwerk
Zo gebruiken we beter wat er al is.
Onderstaande afbeelding geeft grafisch weer hoe De bedoeling en De beweging met elkaar zijn verbonden en wat hierbij belangrijke thema’s zijn.
2021: wederom een veelbewogen jaar
Waar we eind 2020 dachten dat we in 2021 weer (enigszins) terug konden naar ‘normaal’, liep het toch anders. Ook in 2021 zorgde Covid-19 voor een veelbewogen jaar en stond de organisatie onder druk door een relatief hoog ziekteverzuim en forse uitstroom van zorgpersoneel Gelukkig waren er in 2021 op momenten ook versoepelingen van de coronamaatregelen. In die perioden was er meer fysiek contact mogelijk. Voor wat we onder deze omstandigheden bereikt hebben, verwijzen wij naar ons Kwaliteitsjaarverslag.
We zijn trots op wat we in 2021 hebben bereikt. Het organisatiemodel is verder ontwikkeld en beter geborgd. Daarnaast is onze cultuur, houding en gedrag van medewerkers blijvend onderwerp van gesprek en in ontwikkeling. We nemen tot eind 2022 de tijd om De bedoeling goed te laten landen in de organisatie.
Binnen Cosis is er veel ambitie om steeds betere zorg te leveren aan onze cliënten. Tegelijkertijd vraagt corona nog veel van de (zorg)medewerkers. Het is daarom belangrijk om stil te staan bij de draagkracht van de organisatie. Door corona is het noodzakelijker om focus aan te brengen en te prioriteren. Wat willen we, maar ook: wat kunnen we leveren? Halverwege 2021 is er dan ook een plan opgesteld om prioriteiten te bepalen en focus aan te brengen.
Vooruitblik: We zetten De bedoeling voort
We zijn ambitieus én realistisch. We maken af waar we aan zijn begonnen, houden focus en committeren ons aan de doelen die we stellen. Deze uitgangspunten waren leidend bij het opstellen van het jaarplan 2022. We toetsen periodiek waar we staan en bepalen wat er nodig is om onze plannen verder uit te rollen. Onze blik verschuift daarbij steeds meer naar buiten. Thema's daarbij zijn een inclusieve samenleving, cliënten doen mee in hun eigen omgeving, het inzetten van een eigen netwerk, positieve gezondheid en digitalisering. Deze elementen uit De bedoeling staan aan de basis van de organisatiestrategie richting 2025, vastgelegd in ‘De beweging’.
1.4 Ontwikkelingen
Veel van wat wij in 2021 gedaan en bereikt hebben, heeft een plek gekregen in dit verslag (bijvoorbeeld gericht op kwaliteit en personeel) of in diverse andere verantwoordingsdocumenten. Een aantal hiervan willen wij in deze paragraaf apart benoemen, vanuit de clusters en ondersteunende diensten van Cosis.
1.4.1 Kind, Jeugd en Gezin (KJG)
We gaan voor de maximale ontwikkeling van het kind en het gezin!
Samen met het netwerk en de partners gaat Cosis voor innovatieve samenwerkingsconcepten. Allereerst noemen we in dit verband de ondersteuning van gezinnen in de gemeente Westerkwartier. Cosis ondersteunt gezinnen in deze gemeente door samen met hen op te lopen. Nieuw in 2021 was de inzet van vrijwilligers in deze gezinnen, die Cosis ook coacht. We schalen dus eerder af en dragen de “stut en steun” over aan het informele netwerk. Samen met Accare, Ambiq, Elker en Yorneo ontwikkelde Cosis een plan voor een Reizend Specialistisch Team en team Hoog Specialistisch Wonen. Dit plan hopen we in 2022 te verwezenlijken. Ook werkt Cosis samen met partijen in de kinderopvang. Samen met de SKSG en de gemeente Groningen ontwikkelde Cosis een vernieuwende manier van inzet van specialistische kennis binnen de reguliere kinderopvang.
Innovatie door inzet van digitale middelen en zorgtechnologie
In 2021 was er ook volop aandacht voor innovatie door het inzetten van zorgtechnologie. We testten vormen van zorgtechnologie op KJG-locaties, zoals de inzet van de robothond en -kat, de VRelax bril, de Bee-bot en InMu Relax. In 2022 spant KJG zich in om deze digitale technologie breder in te zetten voor kinderen en gezinnen. Ook heeft technologie een rol gespeeld bij de continuering van de zorg. Zo kon de zorg in het tweede Covid-19 jaar zoveel mogelijk doorgaan door enerzijds de bevlogenheid van medewerkers en anderzijds het steeds slimmer inzetten van digitale middelen.
Samenwerking Zorg en Onderwijs
Samen met het onderwijs en gemeenten werken we aan een snellere doorstroom vanuit de Kinderdagcentra naar het onderwijs. Hiermee krijgen kinderen met een hulpvraag eerder een plek binnen het onderwijs en verkorten we intensieve jeugdhulptrajecten. In Winschoten werd het Centrum voor Scholing en Training en het project Terug Naar School onderdeel van Cosis. Hiermee helpt Cosis thuiszitters terug naar school.
Kinderen groeien zoveel mogelijk thuis op
Het is belangrijk dat kinderen zoveel mogelijk thuis opgroeien. Daarom ondersteunen we kinderen/gezinnen net een hupvraagzoveel mogelijk en steeds meer in hun eigen omgeving. Voor kinderen met een (tijdelijke) verblijfsvraag zoeken we zo veel mogelijk een plekje in een gezinshuis. Mede hierdoor zien we een toename in zorgzwaarte binnen onze verblijfslocaties. Er is een mooie kwaliteitsverbetering bereikt door de invoering van de methodiek genaamd Triple C binnen de verblijfslocaties van het cluster KJG. Triple C staat voor Cliënt-Competentie-Coach. Met deze methode leggen we de focus niet op het moeilijke gedrag. We kijken juist naar hoe iemand met moeilijk verstaanbaar gedrag zoveel mogelijk zijn normale leven kan oppakken. Met de dagelijkse routines die daarbij horen.
1.4.2. Wonen
Bij Cluster Wonen stond 2021 in het teken van de verdere ontwikkeling van het cluster. Ondanks dat we nog steeds te maken hebben met corona en de impact hiervan, zijn we zeker niet stil blijven staan. Meer resultaatgericht werken heeft veel aandacht gekregen. De focus lag hierbij op resultaatgericht werken binnen de PIO’s (Processen In Ontwikkeling), onderdeel van het jaarplan 2021. Ook zijn de eerste voorbereidingen getroffen voor het werken in programma’s.
Een greep uit de resultaten die in 2021 behaald zijn:
- Het terugbrengen van verzuim en de inzet van verzuimmanagers.
- Herorganisatie van de thuisteams en verdeling van locaties.
- Doorontwikkeling rol leidinggevenden (persoonlijk leiderschap).
- Complementair leiderschap tussen leidinggevenden cluster en gedragswetenschappers.
- Clusteroverstijgende verbinding voor WDL (Werken, Dagbesteding en Leren).
- Start pilot elektronisch aftekenen van medicatie.
- Een eerste indeling in locaties op basis van persona’s.
1.4.3 Ambulant
Het cluster Ambulant werkt voor veel verschillende doelgroepen binnen een complexe en dynamische omgeving. In het kader van de doorontwikkeling van onze diensten hebben we in 2021 een verdere focus aangebracht op de clusterstrategie, in lijn met De bedoeling. In 2021 zijn in dit kader meerdere programma’s gestart. Hieronder volgt een overzicht van de belangrijkste programma’s.
WDL-programma
Afgelopen jaar is er een nieuwe visie op Werken, Dagbesteding en Leren (WDL) geformuleerd. Die visie sluit aan op het visiedocument 2030 van de VGN “een betekenisvol eigen leven, gewoon meedoen”. In de strategische notitie WDL “werken naar een professionele, eenduidige en transparante werkwijze” staan de doelen en zijn de blokkades en risico’s benoemd. Op basis hiervan is een transitieprogramma ontworpen om de doelstelling te behalen. In 2022 en 2023 wordt het transitieprogramma vorm gegeven binnen de teams van de WDL-locaties.
Programma Ambulant
In 2021 is er hard gewerkt aan een programma voor ambulante teams met als motto “Hoe en waar zijn we van betekenis en hoe werken we”. Dit hebben we gedaan in samenspraak met begeleiders, cliënten, leidinggevenden, ervaringsdeskundigen, team coördinatoren, IRB-experts en trajectbegeleiders. Het programma maakt inzichtelijk hoe Herstel ondersteunende zorg in de ambulante ondersteuning kan worden ingezet binnen de kaders van de WMO. In 2022 wordt dit verder opgepakt in de ambulante teams. Doelstelling hierbij is om van een individuele aanpak te komen tot een meer collectieve aanpak en er gebruik wordt gemaakt van het eigen netwerk en het netwerk in de wijken.
Ontsluiting Expertise voor teams
In 2021 is de inzet van ervaringsdeskundigen, die hun persoonlijke ervaringen met het leven met een beperking, professioneel inzetten voor cliënten en medewerkers, binnen cluster ambulant versterkt. Zij doen dit in samenwerking met IRB-experts. Uitgangspunt hierbij is dat we niet meer zonder ervaringsdeskundigheid kunnen (en willen).In 2022 wordt expertise toegevoegd door de inzet van een apart team met traject- en begeleid-leren begeleiders.
1.4.4 Cosis Expertisecentrum
Veiligheid
Cosis wil een veilige omgeving bieden waar cliënten kunnen leven en werken. Daarvoor hebben we een veiligheidsstructuur gecreëerd die is vastgelegd in het veiligheidsbeleid. Er zijn veiligheidscommissies, gekoppeld aan de organisatorische clusters. Zij houden trends in incidentmeldingen bij en verschaffen managementinformatie.
De huidige dossiers van de veiligheidscommissies zijn:
- medisch beleid
- (on)vrijwillige zorg
- preventie seksueel misbruik
- suïcidaliteit, agressie en sociale veiligheid,
- brandveiligheid en crisisorganisatie en opschaling.
Het veiligheidsbeleid is geactualiseerd. Daarbij is veel aandacht besteed aan welke afwegingen begeleiders maken als het gaat om (aanvaardbare) risico’s. Het melden van incidenten is cruciaal. Incidenten worden gemeld en besproken, zowel met de betrokkenen als met de teams. De decentrale veiligheidscommissies ondersteunen de teams hierbij.
Innovatie en ontwikkeling
Vernieuwing en verbetering van zorg vinden we belangrijk binnen Cosis. Maar niet alle innovaties hoeven we zelf te bedenken of te ontwikkelen. Het gaat ons om de vertaalslag te maken naar onze eigen organisatie. Om de kwaliteit van leven van cliënten op peil te houden, een prettige werkplek te bieden en een duurzame organisatie te zijn met betaalbare zorg.
Om daar nog beter handen en voeten aan te geven zijn kenniskringen, onderzoekers en de (zorg)praktijk meer gaan samenwerken. Dat doen we onder de noemer: Cosis Innovatie Platform. We richten ons vooral op de doe-kracht: op de haalbaarheid en de kwaliteit van de vernieuwing én op de implementatie ervan. Ook volgen we de voortgang en resultaten van innovatie en onderzoek.
Het innovatieplatform wordt ondersteund door de KIO-raad. KIO staat voor Kennis, Innovatie en Onderzoek. De KIO-raad toetst de zorginnovaties die het Cosis Innovatie Platform voorstelt. De raad kijkt hierbij naar maatschappelijke relevantie, maatschappelijk betaalbaarheid en schaalbaarheid. Zij beoordeelt ook welke innovaties en onderzoeken de grootste meerwaarde hebben. Daarnaast is een belangrijke vraag hoe we de kennis uit de zorgpraktijk en uit onderzoek inzetten zodat de cliënt er beter van wordt.
In 2021 ondersteunde de KIO-raad diverse zorginnovaties:
- Samen oplopen.
- Buurtcirkels.
- Ouder-kindprogramma.
- Inzet ervaringsdeskundigen (LVB) en
- Innovaties op zorgtechnologisch gebied (beeldzorg, robotdieren en virtual reality).
In 2022 focussen we op het verder versterken van netwerken (in- en extern), het verbeteren van de leefstijl/leefomgeving en de inzet van zorgtechnologie.
Ervaringsdeskundigheid
Cosis ziet ervaringsdeskundigheid als een belangrijke en onmisbare bron van kennis, naast wetenschappelijke en praktijkkennis. Ervaringsdeskundigheid willen we zowel voor GGZ als LVB structureel toevoegen aan de zorg voor cliënten. We zetten ervaringsdeskundigen onder andere in om cliënten te ondersteunen bij hun herstel.
In 2021 zijn we gestart met het programma Ervaringsdeskundigheid. Met dit programma willen we de activiteiten van ervaringsdeskundigen GGZ en LVB continueren en uitbouwen. Er zijn daarom werkgroepen geformeerd op het gebied van onder meer deskundigheidsbevordering, positionering en zichtbaarheid en vindbaarheid. De werkgroep zichtbaarheid en vindbaarheid gaf in 2021 een groot aantal online presentaties over ervaringsdeskundigheid aan teams van leidinggevenden en gedragswetenschappers.
Professionals
Cosis investeert ook in het opleiden van professionals. Afgelopen jaar heeft een derdejaars AIOS haar opleiding binnen Cosis afgerond en is in dienst getreden als AVG-arts (verstandelijk gehandicapten-arts). Zij heeft haar eerste jaar met goed gevolg afgerond.
In november 2021 was er een eerste evaluatie van de AVG-opleidingsplek bij Cosis. Deze was voor het eerst op basis van een nieuw evaluatie-instrument. Het is de bedoeling om deze jaarlijks te doorlopen in een vaste kwaliteitscyclus. De evaluatie is naar tevredenheid verlopen. Aan Cosis is voor onbepaalde tijd de erkenning voor de AVG-opleiding toegekend.
1.4.5 Cosis Servicecentrum
Vastgoed
De verantwoordelijkheid voor het vastgoed was bij Cosis niet altijd helder. Dat past niet bij de ambitieuze doelstelling van Cosis om haar vastgoed te vernieuwen. Daarvoor is een proactieve en strategische sturing op de portefeuille nodig. Om dit te verhelderen is Cosis Vastgoed opgericht. Het eigendom van en de verantwoordelijkheid voor het vastgoed ligt nu bij de Raad van Bestuur. De clusterdirecteuren zijn gebruikers van de huisvesting. Feitelijk is er binnen Cosis Vastgoed sprake van een verhuurder (RvB, gedelegeerd naar de afdeling vastgoed) en huurder (Clusterdirecteur, gedelegeerd naar de locatie).
Onderzoek centrale kantoren
Door corona werken medewerkers nu veel meer vanuit huis (hybride werken). Dit is van invloed op de centrale kantoorhuisvesting. Medewerkers zullen in de toekomst het werken op kantoor combineren met thuiswerken. Om het effect op de centrale kantoorhuisvesting te beoordelen, is Cosis een onderzoek gestart. Het onderzoeksbureau HEVO ondersteunt ons hierbij. Dit onderzoek loopt door in 2022.
Projecten
Vanuit de vastgoedstrategie zijn veel projecten in voorbereiding. In 2021 zijn er twee aannemingsovereenkomsten aangegaan voor nieuwbouw in Coevorden (41 zorgwoningen) en Meppel (32 zorgwoningen). De bouw start in 2022.
Duurzaam energieverbruik
In 2021 is het Beleidsplan Duurzaam Energieverbruik opgezet. In dit beleidsplan zijn tal van maatregelen opgenomen om de footprint voor de CO2-uitstoot te verlagen. Deze maatregelen passen binnen de doelstelling van de Greendeal Zorg 2.0 (49% verlaging in 2030 en energieneutraal in 2050). Om te bepalen of Cosis de doelstellingen kan halen, is een specifieke routekaart opgesteld voor de verlaging van energieverbruik. Voor het eigen bezit van panden zijn de ambities en het effect helder. Doordat Cosis ook veel panden huurt, is Cosis ook afhankelijk van de inzet van de eigenaren van deze panden. In 2021 zijn er tal van voorbereidingen getroffen maar ook al uitgevoerd op het gebied van duurzaamheidsmaatregelen. Hierbij valt te denken aan het aanbrengen ven ledverlichting, zonnepanelen, isolatie en het optimaliseren van meet- en regeltechniek.
Marktcentrum
In 2021 is een instrument (afwegingskader De Zeef) ontwikkeld om bij te dragen aan goed afgewogen besluitvorming over zorgcontracten. Dit instrument helpt afwegingen te maken over het al dan niet sluiten van contracten. En bij het inschrijven op aanbestedingen voor zorg voor onze huidige en toekomstige cliënten. Dit is van belang omdat bij gemeenten en zorgverzekeraars tarieven onder druk staan. Bovendien zien we dat binnen iedere gemeente een andere inrichting van het sociaal domein en de Jeugdzorg dreigt te ontstaan. Cosis wil haar rol als zorgaanbieder vervullen tegen zo laag mogelijke maatschappelijke kosten. Wij voeren hierover gesprekken met gemeenten. We streven naar goede zorg en toegankelijkheid van zorg voor onze cliënten. Dit tegen zo laag mogelijke administratieve kosten.
Communicatie
In 2021 is een Schrijfwijzer ontwikkeld. We willen dat iedereen Cosis kent. Zodat wij die mensen helpen voor wie het meetellen en meedoen minder vanzelfsprekend is. Daarom vinden we begrijpelijk schrijven belangrijk. Iedereen moet onze teksten begrijpen. Daar helpt de Schrijfwijzer de medewerkers van Cosis bij. Daarnaast heeft de afdeling communicatie haar samenwerking met personeelszaken (HR) voor werving van nieuwe medewerkers uitgebreid. Goed opgeleide medewerkers met (veel) ervaring voor Cosis vinden en aan Cosis binden, is van groot belang om goede zorg aan onze cliënten te bieden. Cosis wil een aantrekkelijk werkgever zijn. Dit laten we zien door gerichte arbeidsmarktcommunicatie waarvan we de resultaten meten om te leren en verbeteren waar nodig.
Facilitair & Inkoop
In 2021 heeft Facilitair & Inkoop (F&I) de organisatie ondersteund bij uiteenlopende facilitaire en inkoopvraagstukken. Door analyses en adviezen helpt F&I bij het tijdig kunnen leveren van de gevraagde producten en diensten. F&I heeft een belangrijke verantwoordelijkheid voor een duurzame en “schoon, heel en veilige” leef- en werkomgeving tegen zo laag mogelijke maatschappelijke kosten.
Vanuit de MVO-gedachte heeft inkoop, in relatie tot de door Cosis ondertekende Green Deal, Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) geïmplementeerd. Voor alle nieuw afgesloten en nog af te sluiten overeenkomsten wordt hiervoor contractueel een bepaling opgenomen. In aanbestedingen worden MVI-criteria gehanteerd waarop inschrijvende leveranciers zich kunnen onderscheiden van hun concurrenten.
Inkoop heeft in 2021 verder de implementatie voltooid van het gehanteerde inkoop ondersteunende systeem (Negometrix). In de markt is gebleken dat dit voor een vergrote transparantie voor aanbieders zorgt, waarbij betere condities bedongen kunnen worden voor onze organisatie.
Verder zijn er verschillende projecten opgepakt. Ook is er door onze facilitair consulenten geboden ondersteuning en advies gegeven op de zorglocaties. Ook is het papieren cliëntendossier deels in extern beheer genomen. Dit wordt in Q1 van 2022 ook voor de zorglocaties uitgevoerd. F&I heeft verder een belangrijke rol in het project supportdesk vervuld. In 2022 wordt de supportdesk verder ontwikkeld. De klantwaarde en ondersteuning richting onze collega’s staat hierbij centraal.
Support & ICT
In 2021 is de voormalige digitale werkplek van Cosis vervangen door een vernieuwde ‘procesgeoriënteerde’ werkplek. Basis van deze nieuwe digitale werkplek is Cosisnet: een moderne intranetomgeving. De visie van Cosis ‘Cloud First’ is hierbij als leidraad genomen. Het grootste gedeelte van de applicaties draait niet meer bij Cosis, maar ‘In de Cloud’ bij de leverancier van de applicatie.
De centrale supportdesk is onderdeel van de afdeling Supportdesk & ICT. Dit is ook één van de redenen om de afdeling een andere naam te geven. De afdeling Informatisering en Automatisering heet nu voortaan Supportdesk en ICT. Via de supportdesk kunnen collega’s meldingen doen of vragen stellen over ICT, Facilitair en Vastgoed. Dit kan door het doen van een melding via intranet of per telefoon. Meldingen worden zoveel mogelijk direct opgelost door de supportdesk. Waar dit niet lukt, wordt de melding doorgezet richting experts op het betreffende vakgebied. Hiervoor is in het najaar van 2021 een nieuw systeem geïmplementeerd (Topdesk).
Belangrijk (doorlopend) thema in 2021 was informatiebeveiliging. Hiervoor zijn in 2021 weer een aantal stappen gezet en is een apart project ‘Vulnearability Management’ gestart. Belangrijk onderdeel hiervan is het vergroten van de bewustwording van medewerkers op het gebied van informatiebeveiliging. Dit programma richt zich erop dat medewerkers informatiebeveiligings-incidenten kunnen herkennen, voorkomen en gericht actie kunnen ondernemen. En zo bewuster worden van het belang van informatiebeveiliging.
HR
HR valt ook onder het Servicecentrum.
Ga voor informatie over HR naar paragraaf 1.8.
1.5 Belangrijke thema’s Cosis breed
1.5.1 Duurzaamheid en Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen
Cosis wil een aantrekkelijke zorgaanbieder en werkgever zijn die duurzaam onderneemt en milieudoelstellingen haalt. Cosis heeft een meerjarenbeleidsplan Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) opgesteld. Hierin staan de doelstellingen van Cosis voor de komende vijf jaren. Door haar activiteiten levert Cosis een bijdrage aan een gezonde en duurzame maatschappij. Hieronder volgt een overzicht van belangrijke resultaten in 2021.
Cosis werkt samen met de innovatiewerkplaats 'Active Ageing van mensen met een verstandelijke beperking’ en Hanzehogeschool Centre of Expertise Healthy Ageing. Samen met deze partners werkt Cosis aan nieuwe diensten en producten om onze cliënten te helpen zo lang mogelijk gezond en actief te blijven. In de praktijk passen we de diensten en producten toe.
Met vijf locaties zijn voorbereidingen getroffen om in 2022 te starten met wekelijks minimaal één dag biologische maaltijden te bereiden. Dat is gezond en zorgt voor minder belasting van het milieu. Tegelijkertijd werken we aan het voorkomen van voedselverspilling. De afdeling Inkoop heeft de voorwaarden voor inkoopcontracten aangescherpt en is voortdurend in gesprek met leveranciers om afspraken te maken over hun bijdrage aan duurzaamheid. Bijvoorbeeld minder verpakkingen en verantwoorde productie. De afdeling HR nam in 2021 allerlei maatregelen om duurzaam personeelsbeleid te bevorderen. Hiervoor maakte zij afspraken gemaakt met onze partners in duurzame inzetbaarheid.
In het MVO-plan staat ook hoe we voldoen aan milieueisen, zoals het verminderen van de CO2. We kunnen het energieverbruik op locaties van Cosis in kaart brengen. Daarmee kunnen we in de komende jaren gericht sturen op reductie van energiegebruik. Er zijn ook andere maatregelen getroffen om het verbruik van energie te beperken. In 2021 is een aantal woonvoorzieningen al voorzien van ledverlichting. Het servicebureau in Assen kreeg zonnepanelen en er zijn voorbereidingen getroffen om jaarlijks drie locaties ingrijpend te verduurzamen. Ook beschikt de woonvoorziening Siertsheerd in Siddeburen inmiddels over een personenbus die op elektriciteit kan rijden. Er zijn daarnaast meerdere bedrijfsauto’s die op de al veel schonere biodiesel rijden. De ambitie om onze organisatie verder te verduurzamen zet Cosis in 2022 met veel ambitie voort. We dragen graag bij aan een leefbare wereld voor mens, milieu en maatschappij.
1.5.2 Groninger Zorg Akkoord
In het aardbevingsgebied in Noord Groningen werken zeven zorgorganisaties samen met woningcorporaties, gemeenten, het Zorgkantoor en lokale bevolking aan het organiseren van toekomstbestendige zorg.
Hiervoor is het Groninger Zorg Akkoord (GZA) gesloten (www.gza.nl). Dit akkoord voorziet niet alleen in oplossingen voor de aardbevingsschade aan gebouwen, maar ook voor de zorg. De zorgvraag neemt de komende twintig jaar alleen maar toe, terwijl het aantal medewerkers in de zorg juist afneemt. Door samenwerking en innovatie in de zorg, werken we aan het toekomstbestendig maken van de zorg. Het GZA speelt daar een belangrijke rol bij.
Cosis werkt aan vier nieuwbouwprojecten. Dat doet zij in Uithuizen samen met Noorderzorg en Lentis, in Delfzijl-Noord met Zonnehuis groep Noord en in Appingedam met ‘s Heerenloo, de Zijlen en de Delta-school. In 2021 is met adviseurs en architecten gewerkt aan het ontwerp van de gebouwen.Ook is veel aandacht geweest voor de manier van samenwerken die het best past bij het goed organiseren van de zorg. Collega’s van de samenwerkende organisaties zijn met elkaar in gesprek om een visie te ontwikkelen. Ook wordt, daar waar het kan, al samengewerkt. Waar mogelijk kijken we al bij elkaar in de keuken.
Hierdoor ontstaat meer zicht op elkaars werk en op samenwerkingsmogelijkheden. Ook collega’s van facilitaire diensten zijn met elkaar in gesprek over het organiseren van gezamenlijk inkoop, gezamenlijke onderhoud, schoonmaak en dergelijke.
Cosis levert afgevaardigden vanuit verschillende afdelingen om binnen het GZA-uitvoering te geven aan innovatie. Het gaat om aantrekkelijk werkgeverschap, eHealth en Dominica, het mobiliseren en inzetten van informele zorg en over duurzaam en gezonde voeding. In de verschillende projecten wordt, afhankelijk van de behoefte, uitvoering gegeven aan de innovatiethema’s.
Deze voorbereidingen zijn nodig om over ongeveer vier jaar de nieuwbouw gereed te hebben, de samenwerking tussen organisaties te intensiveren en de innovaties verder toe te passen.
1.6 Beleid, prestaties en kwaliteit
1.6.1 Kwaliteit van zorg
Over het jaar 2021 publiceren we de vierde jaarrapportage kwaliteit volgens de richtlijnen van het kwaliteitskader 2017-2022 voor de langdurige zorg (WLZ). Belangrijke onderdelen die aan bod komen in dit kwaliteitskader benoemen we hieronder.
Cliënten over Kwaliteit
Cliënten over Kwaliteit (CoK) is het kwantitatieve en kwalitatieve cliëntervaringsonderzoek binnen Cosis. In een cyclus die loopt van 1 oktober tot 30 september vragen wij cliënten, en waar nodig hun verwanten, hun mening te geven over een aantal onderwerpen.
Cliënten geven aan tevreden te zijn over: de klik met begeleiders, de sfeer op de locaties en de eigen woonplek. Er zijn ook verbeterpunten: cliënten voelen zich wel eens eenzaam, voelen zich niet altijd prettig bij medebewoners en zouden meer nieuwe dingen willen leren.
Voor het bespreken van de uitkomsten binnen teams en met cliënten gebruiken we infographics. De infographics publiceren we op Cosisnet en op onze website. Ook is er in cluster Wonen een toolbox ontwikkeld met hulpmiddelen voor het aanpakken van de verbeterpunten vanuit de CoK-rapportage op locaties. We onderzoeken in hoeverre we overzicht en inzicht kunnen krijgen of de CoK uitkomsten daadwerkelijk besproken worden in teams.
Persona’s
Om beter aan te kunnen sluiten bij de diverse cliëntgroepen en om aan de buitenwereld te laten zien voor wie we er zijn, werken we binnen Cosis met persona’s. Een persona is een fictief persoon die de kenmerken bezit die een groep cliënten gemeenschappelijk heeft qua zorgbehoefte. Elke persona onderscheidt zich op gebied van ondersteuningsvraag, methodiek en huisvesting. Er zijn 10 verschillende persona’s aan wie we ondersteuning bieden.
Basismethodieken
Onze teams werken volgens acht vastgestelde basismethodieken. Op basis van het locatieprofiel en de cliëntpopulatie, kiezen we per locatie de basismethodiek die het beste ondersteunt. De basismethodieken dragen zo bij aan een duidelijke en voorspelbare omgeving voor cliënten. En ze geven medewerkers handvatten bij het bewust, doelgericht, planmatig en procesmatigondersteunen van cliënten en bij het invullen van het cliëntdossier. In 2021 is in diverse teams extra aandacht besteed aan de basismethodieken, zodat ook nieuwe medewerkers goed op de hoogte zijn van deze manier van werken.
Zorgplannen
Op basis van de basismethodieken worden de zorgplannen opgesteld. De doelen in het zorgplan worden geformuleerd aan de hand van de methodiek. Samen met cliënten wordt een zorgplan opgesteld. We gebruiken het elektronisch cliëntdossier ONS. Om begeleiders te leren optimaal ONS optimaal te gebruiken, wordt onder andere e-learning ingezet. CarenZorgt is het klantportaal dat bij ONS hoort. Hierin kan de cliënt onder meer rapportages makkelijk lezen en zijn dossier inzien.
In 2021 is gestart met werken met key-users ONS. Dit zijn medewerkers uit de verschillende clusters die collega’s op locaties ondersteunen bij het werken met ONS. Hun taken: begeleiders stimuleren volledig en juist gebruik van ONS en instrueren op het rapporteren op doelen. Gezamenlijk zorgen ze voor een overzicht van de knelpunten in het werken met ONS en de kwaliteit van de ondersteunings- en behandelplannen. Uit de interne audit eind 2021 volgt dat de inzet van de key-users een positief effect heeft op de kwaliteit van de dossiers.
Samenwerken in de driehoek
Samenwerken in de driehoek is vanzelfsprekend binnen Cosis. In deze driehoek werken de cliënt, zijn persoonlijk netwerk en de begeleider van Cosis nauw samen. Het werken met basismethodieken is hierbij ondersteunend. Daarnaast zijn er verschillende instrumenten en trainingen binnen Cosis die ondersteuning kunnen bieden, zoals driehoekskunde, de triadekaart en de netwerkcirkel.
Onvrijwillige zorg
In januari 2020 is de Wet zorg en dwang (Wzd) in werking getreden. Het doel van deze nieuwe wet is om de cliënt beter te beschermen tegen onvrijwillige zorg en vrijheidsbeperking. De Reparatiewet is sinds 6 november 2021 van kracht. Binnen de Reparatiewet zijn een aantal wijzigingen over de toepassing van de wet opgenomen. Cosis heeft waar nodig het beleid aangepast.
We hebben momenteel geen zicht op betrouwbare cijfers. Op basis van de cijfers die we wel hebben, zien we een afname van het aantal registraties onvrijwillige zorg. Maar betekent dit dan ook dat daadwerkelijk minder cliënten in hun vrijheid beperkt worden? Of dat medewerkers (nog) niet de juiste inschatting en registraties maken. Komend jaar krijgen we meer grip op de cijfers om hieruit betere conclusies te kunnen trekken. Wel zien we dat de cliëntvertrouwenspersonen Wzd en Wzd-functionarissen regelmatig geraadpleegd worden. Daarnaast wordt het veiligheidsdossier onvrijwillige zorg geconsulteerd met vragen van begeleiders en gedragswetenschappers over onvrijwillige zorg. De Wzd is voorlopig nog een wet in beweging, dat vraagt van Cosis om hierin mee te blijven bewegen.
Meldingen IGJ en Gemeente
Binnen Cosis is de werkwijze dat teams zelf de eerste reflecties en analyses maken van incidentmeldingen. In een aantal situaties worden deze meldingen opgeschaald naar onderzoek. Voor een aantal situaties geldt dat Cosis hier melding van maakt bij een toezichthouder; de Inspectie voor Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) of de toezichthouder van de gemeente. In 2021 zijn er 13 van die incidentonderzoeken gedaan. In 5 situaties is melding gedaan bij een toezichthouder.
Interne audits
De interne audits leveren belangrijke informatie over de kwaliteit van veiligheid en zorg.
Er zijn twee soorten interne audits:
- kwaliteitsaudits (gericht op processen en zorginhoudelijke thema’s) en
- administratieve audits (gericht op productieverantwoording en financieel administratieve audits).
Uit de interne audits in 2021 blijkt dat er over het algemeen voldoende aandacht is voor het goed toepassen van landelijke coronamaatregelen. Ook de samenwerking tussen begeleiders en behandelaren krijgt voldoende aandacht. De inzet van key-users werkt positief door op de kwaliteit van de dossiers. Risico’s zijn er op de volgende gebieden: rapporteren op doelen, de registratie in ONS en de toegangsmogelijkheden van Microsoft Office 365.
Externe audits
In september 2021 vond de externe audit door DEKRA plaats. Uit deze audit volgt dat Cosis proactief inzet op de relatie met de buitenwereld en op verschillende manieren werkt aan het verbeteren van risico-inschatting. Ook volgt uit de audit dat Cosis voldoende aandacht heeft voor de gevolgen van corona onder cliënten en medewerkers. De auditoren zijn ook positief dat Cosis competentie- en opleidingsprofielen op basis van persona’s heeft ingevoerd.
Aandachtspunten die de auditoren Cosis meegeeft zijn onder andere: heb aandacht voor werken in ONS in het algemeen en specifiek voor het werken aan doelen en rapporteren, kijk of medewerkers zich voldoende bewust zijn van onveilige situaties voor cliënten, en ga na of de Wet zorg en dwang voldoende begrepen wordt.
DEKRA noemt één tekortkoming: Binnen de logeerhuizen worden verschillende werkwijzen gebruikt met betrekking tot medicatiebeheer/-verstrekking. Deze werkwijzen zijn niet volledig volgens de veilige principes in de medicatieketen, of er is niet onderbouwd waarom afgeweken wordt (pas toe of leg uit).
Er is een plan van aanpak opgesteld om het ‘pas toe, leg uit’ principe voor deze locaties eenduidig vorm te geven. Hierbij is het uitgangspunt dat zoveel mogelijk volgens de veilige principes in de medicatieketen gewerkt wordt. Als hiervan wordt afgeweken, dan moeten deze afwijkingen vastgelegd en onderbouwd zijn.
1.7 Klachten
1.7.1 Procedure
Als iemand een klacht wil indienen, dan kan dat via onze klachtenfunctionaris. Dit volgens de Wet Kwaliteit, Klachten en Geschillen Zorg. De klachtenfunctionaris zorgt ervoor dat de klacht op de juiste manier wordt afgehandeld. Als de klacht niet naar tevredenheid van de klager is afgehandeld kan hij/zij een beroep doen op de landelijke Geschillencommissie.
Als cliënten of verwanten ontevreden zijn over onze dienstverlening kunnen ze ondersteuning vragen van onze twee cliëntvertrouwenspersonen. De ervaring leert dat dan vaak al veel wordt opgehelderd en rechtgezet, waardoor het vaak niet tot een officiële klacht komt. We maken ook gebruik van twee externe cliëntvertrouwenspersonen via Quasir. Dat doen we in het kader van de Wet Zorg en Dwang. Deze cliëntvertrouwenspersoon staan ter beschikking voor cliënten en verwanten die ontevreden zijn over onvrijwillige zorg.
1.7.2 Klachten in 2021
In 2021 zijn er 89 klachten binnengekomen bij de Raad van Bestuur en/of klachtenfunctionaris. Het aantal klachten in 2021 is lager dan in 2020 (89 ten opzichte van 103 in 2020).
Er zijn door cliënten zelf 41 en door verwanten ook 41 klachten ingediend. Daarnaast zijn er nog zeven klachten ingediend door derden (o.a. buren). De meeste klachten, zowel van cliënten als verwanten, gaan over de aard en inhoud van de zorgverlening (in totaal 25). Daarna komt de categorie klachten over bejegening, vooral ingediend door cliënten zelf. In 2021 ging 9% van de klachten over corona, in 2020 was dit nog 25%.
1.8 Personeelsbeleid
1.8.1 HR Algemeen
In 2021 is veel tijd en aandacht uitgegaan naar het organiseren van voldoende personele bezetting gezien de nieuwe golven Covid-19. Vanuit het flexbureau is vol ingezet op het rondmaken van de roosters op de locaties. Naast inzet vanuit eigen geledingen is daarbij ook gekozen om afspraken te maken met externe partijen en is een poule opgezet met medewerkers van de ondersteunende diensten en van oud- zorgverleners. De Covid-19 golf in de zomerperiode was daarbij een aanzienlijke uitdaging door de oplopende besmettingen en de groep afwezigen met vakantieverlof. Het was een intensieve periode waar we veel van hebben geleerd.
In 2021 zijn we gestart met het project ‘verbeteren instroom’. Hiermee wil Cosis ook voldoende personele bezetting genereren voor de toekomst. In de huidige arbeidsmarkt zien we steeds minder aanbod van medewerkers die aansluiten bij onze vraag. Een van de eerste resultaten van het project ‘verbeteren instroom’ zijn het afgelopen kalenderjaar al zichtbaar geworden. Zo zijn er 40 extra plekken gecreëerd voor lerenden, hebben we afspraken met de OR gemaakt over passende arbeidsvoorwaarden voor lerenden en zij-instromers en hebben we onze afdeling recruitment uitgebreid. In 2022 zullen we verdere stappen zetten richting de ‘instroom’ maar ook inspelen op de uitkomsten van de uitstroomcijfers en de zittende medewerkers meenemen in de mogelijkheden van de Cosis Academie. Een leven lang leren is daarbij het motto voor alle medewerkers van Cosis.
1.8.2 Leren & Ontwikkelen
Cosis wil een goede en aantrekkelijke werkgever zijn die flink investeert in medewerkers en hun ontwikkeling. We geven medewerkers de ruimte om hun vakmanschap verder te ontwikkelen, grip te krijgen op hun loopbaan en daarmee duurzame inzetbaarheid te bevorderen. Zo blijven medewerkers ‘fit’ voor hun werk.
Ook in 2021 hebben we het brede (online) leeraanbod op diverse wijze en passend bij de Coronamaatregels aangeboden; zowel online, als klassikaal als in een blended vorm. Dit met moderne leermethoden en met ondersteuning van een digitale leeromgeving. Op deze wijze is een bijdrage geleverd aan de vakbekwaamheid van onze professionals.
In 2021 is de basis van de Cosis Academie neergezet en is gewerkt aan de zichtbaarheid, vindbaarheid en bekendheid hiervan voor medewerkers. De doelstelling van de Cosis Academie is om alle initiatieven op het vlak van leren en ontwikkelen binnen Cosis te bundelen en aan te bieden vanuit één loket. Maar ook om opleidingsactiviteiten meer in samenhang voor de diverse doelgroepen (medewerkers, vrijwilligers en cliënten) te ontwikkelen.
Een strategische keuze van Cosis is het werken met persona's. Om dit te ondersteunen zijn vanuit de Cosis Academie opleidingsprofielen per persona gemaakt en geïmplementeerd. Deze profielen bieden inzicht in welke opleidingen in de basis nodig zijn om met een persona te werken. En het verschaft inzicht in welke opleidingen er aanvullend zijn, wat tot verbreding en verdieping van kennis en vaardigheden leidt. De profielen zijn ingebed in de elektronische leeromgeving van elke medewerker.
Een andere pijler van de Cosis Academie is het gebruik van digitale middelen. We zien dat deze steeds belangrijker worden in de wereld om ons heen maar ook in de zorg. Vanuit de Cosis Academie besteden we extra aandacht aan de digitale vaardigheden van de medewerkers en hebben we begin 2021 digicoaches ingezet die de medewerkers helpen om digitaal vaardiger te worden in hun werk. Hoe digivaardiger de medewerker is, hoe makkelijker hij de weg vindt in de digitale wereld en hoe meer tijd hij overhoudt voor cliënten.
Vanuit De Cosis Academie zijn we aangesloten bij diverse externe partijen en projecten. Het Groninger Zorg Akkoord (GZA), Alliantie van Kracht (een samenwerking op het gebied van armoedebestrijding in de Veenkoloniën), Technologie, Zorg Academie (TZA) Drenthe en het Opleidingstraject niveau 2 een samenwerking van het UWV, gemeente Hoogeveen en Cosis.
Tot slot zijn er stappen gezet in het onderdeel ‘praktijk gestuurd leren’. Deze samenwerking met De Zijlen & ’s Heeren Loo, het Noorderpoort- en Alfa-college in Groningen krijgt steeds meer vorm. Inmiddels is het aantal studenten dat de opleiding volgt, verdubbeld naar 35. Naar verwachting groeit dit aantal verder in 2022. Praktijk gestuurd leren is een moderne manier van opleiden waarbij het onderwijs de leervragen van de student volgt. De student stelt zelf zijn lesprogramma samen en heeft hiermee regie over de volgorde van de lesinhoud en het tempo van de opleiding.
1.8.3 MBO
In 2021 zijn de resultaten van het organisatie-brede medewerkersbelevingsonderzoek (MBO) verder uitgewerkt en besproken per organisatieonderdeel. Per team zijn drie trots- en drie verbeterpunten vastgesteld en is er een plan van aanpak gemaakt voor het vervolg. In de Balance Score Card worden de vorderingen hierop gevolgd. In het najaar van 2022 zal er wederom een MBO door Effectory worden uitgevoerd.
1.8.4 Arbo
Binnen het Arboteam zijn personele wijzigingen geweest. Er is een half jaar gewerkt zonder Arbo adviseur. Ook stond 2021 nog in het teken van de pandemie waardoor veel inzet in het teken stond van veilig werken ten tijde van corona.
In samenwerking met KKO is er een nieuwe impuls gegeven aan het veiligheidsbeleid. Ondertussen zijn er stappen gezet in het actualiseren van het Arbobeleid en het opstellen van het beleid bijzondere gebeurtenissen. Er is campagne gevoerd om zoveel mogelijk werknemers een griepvaccinatie aan te bieden. Hier hebben 84 medewerkers gebruik van gemaakt. Het op orde maken van de Risico-Inventarisatie & Evaluatie (RI&E) was een aandachtspunt vanuit 2020. Het melden van incidenten door medewerkers is in januari overgegaan naar MIM-melding in Zenya.
Inzetbaarheid/ Verzuim
In 2021 is de samenwerking met de arbodienstverlener, Verzuimweg, gecontinueerd. Cosis en Verzuimweg hebben een partnership en werken nauw samen op het gebied van verzuim. Dit doen we samen met vier bedrijfsartsen en twee praktijkondersteuners bedrijfsarts. Beide partijen zijn tevreden over de samenwerking en sinds eind 2021 heeft ieder cluster een vaste bedrijfsarts en praktijkondersteuner bedrijfsarts.
We werken nauw samen in verzuim met de bedrijfsartsen: op dossierniveau om casussen te bespreken (ieder kwartaal), op beleidsniveau (halfjaarlijks) en op bestuursniveau (jaarlijks). Verzuimweg heeft over 2020 een verzuimanalyse per cluster aangeleverd en deze analyse heeft de verzuimoorzaken binnen Cosis inzichtelijk gemaakt. Hiermee konden wij stappen maken met de inrichting van de providerboog. Zo heeft Cosis bijvoorbeeld een hoog psychisch verzuim (40%). Daarom hebben we meer ingezet op het interventies als inzet behandeling, coaching en bedrijfsmaatschappelijk werk. Dit met als doel dat werkhervatting en re-integratie een onderdeel is van de interventies.
Verder hebben we in 2021:
- Meer zicht gekregen op de invloed van Long Covid op verzuim, zodat we ook daar beter interventies op kunnen inzetten;
- De training verzuimbegeleiding van Falke en Verbaan aangeboden aan de teamcoördinatoren B, omdat zij een belangrijkere rol gekregen in de verzuimbegeleiding;
- De interne verzuimtrainingen uitgebreid voor leidinggevenden en teamcoördinatoren B en teamleiders;
- Een pilot gestart met inzet van verzuimadviseurs vanuit onze verzekeraar om te komen tot verzuimreductie. Eind 2021 hebben we gezien dat het lang en extra lang verzuim (vanaf zes weken – twee jaar) daalt en dat de instroom WGA (Werkhervatting Gedeeltelijk Arbeidsgeschikten) gehalveerd is;
- Basisinformatiemateriaal ontwikkeld over verzuim voor medewerkers en leidinggevenden en we hebben een bureaulegger ontwikkeld met alle interventiemogelijkheden binnen Cosis;
- Een start gemaakt met de inrichting van het PMO (Preventief Medisch Onderzoek). Hiermee kunnen we verzuim vroegtijdig opsporen. Dit is een belangrijke stap richting preventie.
In 2022 bouwen we verder aan de preventieve en ondersteunende kant van verzuim.
Thuiswerkbeleid
Thuiswerken is onderdeel van hybride werken (plaats- en tijdsonafhankelijk werken). Dat betekent dat medewerkers - binnen de kaders van de organisatie - bepalen waar en wanneer zij werken op de standplaats, bij de cliënt, thuis of elders. In 2021 is het thuiswerkbeleid vastgesteld binnen Cosis en is de implementatie van de thuiswerkvergoeding en thuiswerkmiddelen gerealiseerd. Met de komst van dit beleid is er een goede stap gezet in het bevorderen van werk- en privé balans voor medewerkers die thuis kunnen werken. De Covid-19 uitbraak heeft de behoefte aan dergelijk beleid vergroot. Met het thuiswerkbeleid scheppen we de juiste voorwaarden om gezond thuis te kunnen werken.
In het eerste kwartaal van het jaar 2022 wordt het thuiswerkbeleid geëvalueerd. Hierbij analyseren we of het beleid voldoende aansluit bij het thuiswerken anno 2021-2022. Een businesscase met betrekking tot huisvesting loopt. Aan de hand van bevindingen, conclusies en besluitvorming door de Raad van Bestuur, wordt toegewerkt naar een beleid Hybride Werken.
1.8.5 Cosis Loopbaan Centrum
Binnen het Cosis Loopbaan Centrum (CLC) is er ook in 2021 ingezet op het professionaliseren van de recruitmentactiviteiten en zijn er in het vierde kwartaal twee extra recruiters gestart. Het pro-actief benaderen van kandidaten en het actief voorstellen vanuit Recruitment richting de locaties begint zijn vruchten af te werpen. In de steeds schaarser wordende arbeidsmarkt is het kandidaat-gerichte werken en werven alleen maar belangrijker geworden.
Ook is er een mooie basis gelegd voor het werken vanuit vaste regio's en de samenwerking met het Flexbureau en het team W&S. Door hier verder op in te zetten in 2022 kan er op verschillende manieren gekeken worden naar de best mogelijke oplossing voor de locaties op de lange en korte termijn.
In 2021 zijn er 114 medewerkers aangemeld bij het CLC in het kader van herplaatsing en/of re-integratie. Er is sprake van herplaatsing als vanuit ziekte of boventalligheid een andere werkplek nodig is. Bij vacatures krijgen deze medewerkers voorrang. . Bij re-integratie gaat het om medewerkers die vanuit verzuim weer stappen kunnen zetten in het arbeidsproces, maar (nog) niet op de eigen locatie of in de eigen functie kunnen re-integreren. Het CLC begeleidt deze medewerkers zodanig dat ze weer in hun eigen kracht komen te staan. Begeleiding bij re-integratie kan overgaan in begeleiding bij herplaatsing.
Ook hebben zich 170 medewerkers bij het CLC gemeld voor loopbaancoaching om zich te oriënteren op mogelijkheden binnen of buiten Cosis. Het CLC kan de medewerkers ondersteunen bij het inzichtelijk maken van hun kwaliteiten en wensen t.a.v. werk. De duur van deze trajecten verschilt van een eenmalig gesprek tot meerdere maanden begeleiding.
Flexbureau
Sinds 2021 opereert het Flexbureau Cosisbreed. De locaties in Drenthe wisten het Flexbureau steeds beter te vinden. Dit mede door Corona en de uitdagingen die dit met zich meebracht.
Het Flexbureau kan nog beter en breder inspelen op de vraag naar flexibel inzetbare medewerkers. Dit blijft een belangrijke schakel voor het oplossen van acute, tijdelijke personele problemen, zeker vanuit het perspectief van de Covid-19 pandemie. Er zijn het afgelopen jaar een aantal stappen gezet in het actiever benaderen van locaties om eerder signalen te herkennen en knelpunten op te lossen.
Vrijwilligers
Corona heeft zijn weerslag gehad op het vrijwilligersbestand. Door het stilvallen van activiteiten zijn veel vrijwilligers gestopt. Ook de toenemende voorzorgsmaatregelen die van vrijwilligers worden gevraagd, zijn voor een aantal reden geweest om te stoppen met het vrijwilligerswerk. Toch heeft de daling in het vrijwilligersbestand (-5%) niet zozeer te maken met de uitstroom, maar met een sterk verminderde instroom.
In 2021 zijn we gestart met het sturen van exit-formulieren naar uitdienst tredende vrijwilligers. De 20% retour ontvangen formulieren geven aan dat vrijwilligers zeer tevreden zijn over Cosis, maar dat er op het gebied van communicatie nog wel verbeterpunten zijn.
De jaarlijkse vrijwilligersdag heeft dit jaar een meer persoonlijk karakter gekregen en werd ingekleurd door de locaties zelf. Zowel de locaties als vrijwilligers waren zeer enthousiast over deze dag.
In het kader van de zogenoemde “opschoningsactie”, hebben we van 98% van de vrijwilligers het dossier op orde gekregen: zowel een VOG als overeenkomst staan geregistreerd.
1.8.6 HR Advies
In aansluiting op de doorontwikkeling binnen de clusters is het afgelopen jaar heeft de afdeling HR-Advies stilgestaan bij de wijze waarop het beste invulling kan worden gegeven aan de adviesfunctie. De bestaande dienstverlening van het team is met verschillende klanten vanuit de organisatie geëvalueerd. Er is beoordeeld in welke behoefte wordt voorzien door HR-advies en in welke mate strategische advisering de positie van de clusters en leidinggevenden kan versterken.
Uit deze besprekingen met de klant en op basis van de visie van het HR-team kwam het volgende naar voren. Binnen de clusters is er behoefte aan ondersteuning bij het uitvoeren van het HR-beleid op operationeel-tactisch en tactisch-strategisch niveau. Met ingang van 1 januari 2022 brengen we daarom een splitsing aan in de HR-adviesrol. Er wordt voortaan onderscheid gemaakt tussen dagelijks advieswerk aan leidinggevenden en medewerkers en advisering op beleidsmatige thema’s in lijn met de doorontwikkeling van de clusters en de organisatie. Als gevolg van deze rolverdeling zal er naast de HR Adviseur ook een HR Businesspartner worden geïntroduceerd.
1.9 De beweging, naar buiten, met buiten
Door de snelle en grote veranderingen die binnen en buiten de zorg op ons afkomen, is het belangrijk om de blik naar buiten te richten. We dagen onszelf uit om actuele ontwikkelingen te volgen en hierop in te spelen. De nadruk ligt hierbij echt op samen, aangezien we de urgente en complexe vraagstukken van vandaag de dag niet alleen kunnen oplossen.
Het overzicht van een aantal van onze samenwerkingspartners vindt u als bijlage 1.