3 Bedrijfsvoering

Ook in het jaar 2021 heeft Cosis te maken met het coronavirus. Ondanks dat het inmiddels het tweede jaar is waarin wij geconfronteerd zijn met dit virus, was de impact groot. Covid had zowel zorginhoudelijk als financieel grote invloed.

Door uitval van personeel en ziekte bij cliënten was het een jaar van passen en meten. Dit in combinatie met een hoge uitstroom van personeel was het, zeker tijdens vakantieperioden, lastig om de bezetting rond te krijgen. Waar Cosis eerder relatief weinig gebruik maakte van PNIL (Personeel Niet in Loondienst) in de zorg, stijgt de inhuur van extern personeel sterk.

Op korte termijn is dit een goede oplossing om de zorg te kunnen continueren. Op de middellange termijn zorgt het ervoor dat de exploitatie onder druk komt te staan. Zeker in het gemeentelijk domein zijn marges dun en zorgt externe inhuur voor een negatief financieel resultaat op locaties.

Ook werd een groter beroep gedaan op de bestaande medewerkers. Hierdoor liep het saldo voor compensatie-uren op en zijn medewerkers minder in staat geweest om verlofuren op te nemen. Dit is uiteraard een onwenselijke situatie. Vanuit Cosis is extra aandacht voor de instroom van nieuwe gekwalificeerde medewerkers. Tegelijk zijn leidinggevenden met medewerkers in gesprek gegaan om te kijken of een uitbreiding van contracturen een passende oplossing is.

In 2020 ontving Cosis van zowel de beide zorgkantoren als alle gemeenten een omzetcompensatie. Afgelopen jaar beschikten gemeenten niet meer over extra middelen om zorginstellingen extra te kunnen ondersteunen bij wegvallende omzet door Covid-19. De beide zorgkantoren beschikten nog wel over extra middelen, hier heeft Cosis dan ook gebruik van gemaakt. De omzetcompensatie vanuit het gemeentelijke domein bedroeg eerder 30% van de omzet. Omdat deze compensatie wegviel, was het een extra uitdaging om 2021 te kunnen afsluiten met een positief resultaat.

In 2021 heeft Cosis de applicatie Topdesk geïmplementeerd. Topdesk is een facilitair meldingen systeem die de organisatie ondersteund in het doen van vooral facilitaire en ICT meldingen. De implementatie van Topdesk was nodig, aangezien het vorige systeem niet meer ondersteund werd door de leverancier. De focus lag vooral op het overzetten van de informatie van het oude naar het nieuwe systeem en het veiligstellen van informatie uit het oude systeem. 

De eerste fase van de implementatie is in 2021 succesvol afgerond. Cosis begint in 2022 aan de tweede fase. In deze fase worden processen geoptimaliseerd. Hierdoor kan de Supportdesk beter gebruik maken van Topdesk en zo de klanten in de regio beter bedienen. Het uiteindelijke doel van Cosis is dat de Supportdesk een plek wordt waar medewerkers alle vragen kunnen beleggen.

Naast het beter ondersteunen bij vragen en meldingen wil Cosis ook graag een deel van de meldingen automatisch kunnen omzetten in financiële verplichtingen. Op deze manier kan de klant sneller geholpen worden, vermindert bureaucratie en verbetert zicht op de financiële situatie van Cosis.

Een voorwaarde voor het goed inrichten van de Supportdesk is dat processen op orde zijn. Met op orde zijn wordt hier bedoeld dat processen transparant, simpel en eenduidig zijn. Door het op orde maken van processen zullen minder fouten gemaakt worden en klanten sneller en beter geholpen kunnen worden. Een bijkomend voordeel is dat processen die op order zijn ook efficiënter worden en dus zorgen voor minder overhead. In 2021 zijn wij actief begonnen met procesverbetering. Om dit organisatie breed goed te verankeren is dan ook een Manager Continu Verbeteren aangesteld.

In 2021 is een Meerjarenprogramma opgesteld waarbij de Raad van Bestuur, directie en de managers van het Servicecentrum betrokken waren. Het meerjarenprogramma heeft als doel om overzicht en inzicht te geven in de strategische onderwerpen waar Cosis de komende jaren mee te maken krijgt. Ook is er nadrukkelijk gekeken naar de samenhang verschillende plannen. Hiermee wil Cosis duidelijkheid creëren voor de organisatie en alle interne stakeholders optimaal bij de thema’s betrekken.

De ambitie binnen Cosis op het gebied van vastgoed is groot. Dit is de reden geweest dat in 2020 een aparte afdeling vastgoed is opgericht met een eigen manager. In 2021 zijn de nodige plannen verder geconcretiseerd en op sommige plaatsen ook ten uitvoer gebracht.

Naast de reguliere vastgoedopgave, is Cosis ook betrokken bij het Groninger Zorgakkoord. Doel van dit akkoord is om de versterkingsopgave in het aardbevingsgebied in gezamenlijkheid aan te pakken. De zorg binnen Noordoost-Groningen krijgt in dit kader vorm op een andere manier. Daarbij wordt vooral ingestoken op samenwerking met andere zorginstellingen en op innovatie.
Wij zijn binnen het Groninger Zorgakkoord betrokken bij drie projecten:

• Zorgproject Delfzijl-Noord
• Expertisecentrum Berjarijke Appingedam
• Kansrijke Nieuwbouw Uithuizen.

Met het interne vastgoedbedrijf wil Cosis meer sturing hebben op het totale vastgoed van Cosis. Belangrijk onderdeel hiervan is om de financiën transparant te maken en om rolduidelijkheid te creëren. In 2021 is daarom besloten om een intern vastgoedbedrijf te organiseren die alle panden in beheer heeft en een interne huur aan locaties in rekening brengt.

In 2022 zal dit interne vastgoedbedrijf geïmplementeerd worden.

Zorgdomotica heeft de afgelopen jaren de nodige aandacht gehad. Ook in 2021 werden de nodige aanpassingen doorgevoerd om zaken verder op orde te brengen. Deze acties zullen doorlopen in 2022. In 2021 is Cosis overgegaan naar Microsoft 365 (Office 365). Een omvangrijk project dat het nodige gevraagd heeft van de organisatie. Het werken met Office 365 vraagt een andere benadering en biedt andere mogelijkheden. De technische implementatie was een complex project met ook een aantal tegenslagen. De combinatie van deze twee factoren leidt ertoe dat Office 365 nog onvoldoende is geïmplementeerd. Hier is eind 2021 veel aandacht aan besteed en zal ook in 2022 de nodige inspanning vragen.

Voor de langlopende leningen hebben we een vaste rente afgesproken met de financiers. Liquiditeit wordt ingezet als werkkapitaal, uitgezet op spaarrekeningen. De liquide middelen staan uit bij banken die minimaal een A-rating hebben. Cosis maakt geen gebruik van derivaten of andere financiële instrumenten.

De opbrengsten uit zorgactiviteiten worden gerealiseerd bij twee zorgkantoren en bij meer dan dertig verschillende gemeenten. Dit betekent dat er sprake is van spreiding. Hierdoor is Cosis niet afhankelijk van enkele financiers.

De financieringsstructuur van de organisatie wordt sterk beïnvloed door de investeringen in huisvesting en ICT. We zetten gericht in op versterking van de ICT-organisatie en de doorontwikkeling van de huisvesting voor cliënten en medewerkers. De vastgoedinterventielijst leidt voor de vastgoedstrategie tot investeringen in de verbetering of vervanging van huisvesting. Een belangrijk deel van de investeringen kan Cosis financieren uit eigen werkkapitaal.

Binnen onze sector is een duidelijke schaarste ontstaan ten aanzien van gekwalificeerd personeel. Cosis is structureel op zoek naar goed en gekwalificeerd personeel. 2021 was een jaar waarin de krapte op de arbeidsmarkt duidelijk voelbaar werd. Ook Cosis heeft net als andere collega instellingen last van een relatief hoge uitstroom. Daarnaast heeft Cosis last van een hoog ziekteverzuim. Ook is er sprake van een krappe arbeidsmarkt. Deze combinatie van factoren maakt het lastig om alle diensten en roosters goed in te vullen.

Wij zijn al geruime tijd bezig het verzuim terug te dringen met diverse interventies. Hierbij kijken we naar de rol van de leidinggevenden, de teamcoördinator en de bedrijfsarts en hoe zij optimaal het verzuim terug kunnen dringen.

Om de instroom te vergroten heeft Cosis in de zomer van 2021 daarvoor een speciaal programma opgestart. Hierbij wordt gekeken naar de manier van werven, het binden van medewerkers en instrumenten die daarbij kunnen ondersteunen. Ook is er aandacht voor extra zijinstroom binnen Cosis. Cosis heeft daarom het aantal plaatsen voor BBL-leerlingen fors uitgebreid.

De persoonsvolgende bekostiging binnen de Wlz biedt kansen voor de ontwikkeling van nieuw zorgaanbod. Het risico bestaat dat dit niet past binnen de regiokaders van de zorgkantoren en dat andere partijen tot ons werkgebied toetreden.

We voeren een actief wachtlijstbeheer. Bovendien zijn we kritisch naar ons aanbod en onze mogelijkheden om dit te verbeteren. Cliënttevredenheid is hierbij een belangrijke indicator: ons doel is het binden van tevreden cliënten vanaf de jongste leeftijdsgroep.

In de jaren na de decentralisatie is het volume in het jeugddomein sterk gegroeid. Met forse overschrijding van gemeentebudgetten als gevolg. Gemeenten onderzoeken andere contractvormen, efficiëntere contractering en een versnelling van de transformatieagenda. Door de toepassing van de Richtlijn gebruikelijke zorg is er zeer beperkt toegang van kinderen tot de Wlz, terwijl veel kinderen wel aan de criteria voldoen. Dit geeft extra druk op de financiering uit de Jeugdwet.

Wij zijn continu met gemeenten in gesprek om de gezamenlijke verantwoordelijkheid goed uit te voeren. We ontwikkelen volgens De bedoeling initiatieven die bijdragen aan het verlagen van maatschappelijke kosten. Voorbeelden zijn het initiatief gezinsindicaties, collectieve inzet scholen, samenwerkingstrajecten met onderwijs, screenen van casuïstiek samen met gemeentelijke toegang en actieve deelname aan het bestuurlijk transformatieakkoord Drenthe.

Andere uitdagingen zijn:

• de behoefte van de (cliënten)populatie verandert doordat de populatie ouder wordt en de intensiteit van de cliëntvraag toeneemt,
• de kwaliteit waarborgen met lagere budgetten sociaal domein (18+),
• doorontwikkelen van huisvesting, inclusief het aardbevingsdossier.

Naast de hierboven beschreven maatregelen voor de belangrijkste uitdagingen, hebben we onder andere de volgende maatregelen genomen/ acties in gang gezet:

• optimaal gebruikmaken van de flexibele schil in het personeelsbestand, waardoor we in een krimpsituatie kunnen anticiperen zonder dat dit personele gevolgen heeft
• gebruikmaken van de financiële buffer voor het opvangen van tijdelijke knelpunten en het ontwikkelen van nieuwe producten/ondersteuningsconcepten, op basis van vooraf ingediende businesscases.

Segmentatie
In de jaarrekening 2020 is voor het eerst een segmentatie ten aanzien van de verschillende financieringsstromen meegenomen. De insteek bij deze segmentatie is dat Cosis transparantie wil betrachten ten aanzien van inkomende en uitgaande geldstromen. De segmentatie levert veel inzicht op en laat aan de verschillende financiers zien wat de bijdrage is in de totale jaarrekening.