5 Verslag Raad van Toezicht

De Raad van Toezicht (RvT) is het toezichthoudende orgaan van Cosis en bestaat uit zeven leden. De RvT is zodanig samengesteld dat de leden elkaar in hun expertise aanvullen en aan het principe van onafhankelijkheid en kritisch kunnen reflecteren is voldaan. Een eerste toets op onafhankelijkheid vindt plaats bij de benoeming van een lid van de RvT, dit wordt periodiek geëvalueerd. Nevenfuncties worden gemeld en getoetst aan mogelijke tegenstrijdigheid van belangen voordat deze aanvaard worden.  

De aanstelling van leden van de RvT geschiedt voor een periode van vier jaar. Leden zijn hierna maximaal één keer herbenoembaar. In de werving- en selectieprocedure van leden van de RvT worden de RvB en medezeggenschap van de organisatie nauw betrokken. 

In 2024 heeft er een niet voorziene wisseling in de raad van toezicht plaatsgevonden. Erica van Lente, voorzitter van de Raad, heeft tot haar spijt moeten besluiten haar voorzitter- en lidmaatschap neer te moeten leggen. Dit als gevolg van het aanvaarden van het burgemeesterschap van de gemeente Midden-Groningen. Een gemeente die midden in het werkgebied van Cosis ligt; het lidmaatschap van de Raad van Cosis was daarmee niet verenigbaar.  

Als gevolg van het ontstaan van deze vacature, is de functie van voorzitter tijdelijk waargenomen door de vice-voorzitter Regina Bouius. Rekening houdend met het aftreden van mevrouw Bouius in 2025, heeft de Raad besloten om de vacatures van voorzitter én vice-voorzitter in één procedure in te vullen. Dit heeft er toe geleid dat de heer Seerp Leistra per 1 januari 2025 als voorzitter en mevrouw Tineke van Lenthe per 1 april 2025 als vice-voorzitter zijn benoemd.  

Daarnaast hebben, in lijn met het reguliere rooster van aftreden, in 2024 de heer Wim van de Pol en mevrouw Esther de Vries de Raad verlaten. Deze vacatures zijn ingevuld door de heer Jan Knol en mevrouw Jetske van Oosten.  

De Governancecode Zorg vormt het kader voor het functioneren van de RvT.  Met het aanvaarden van het lidmaatschap conformeren de leden zich hieraan, evenals aan de uitgangspunten zoals opgenomen in statuten en van toepassing zijnde reglementen van Cosis. Leden van de RvT zijn allemaal lid van de Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in de Zorg (NVTZ). Dit in lijn met het programma ‘Goed Toezicht’ van de NVTZ.  

De samenstelling, benoemingstermijnen en nevenfuncties van de RvT in 2024 vindt u in bijlage III.  

De RvT heeft onder andere als taak toezicht te houden op en te adviseren over:  

• het beleid van de Raad van Bestuur;  
• de algemene gang van zaken binnen de organisatie;  
• de strategische ontwikkelingen;  
• de financiële continuïteit;  
• de kwaliteit en veiligheid van de zorg;  
• de beheersing van de risico’s op het gebied van de bedrijfsvoering. 

Op al deze gebieden heeft de RvT zich in 2024 nauwgezet laten informeren. Dit krijgt vooral vorm in de vergaderingen met de RvB. Met de RvB zijn afspraken gemaakt over de aard, inhoud en frequentie van de informatievoorziening.  

Naast de toezichthoudende taken is de RvT ook werkgever en sparringpartner voor de RvB. 

De RvT houdt toezicht vanuit het maatschappelijke doel van Cosis, verwoord in de missie, visie en kernwaarden en richt zich in haar rol als toezichthouder: 

• enerzijds op de maatschappelijke doelstelling van Cosis en de centrale positie van de cliënt en medewerker hierin; en 
• anderzijds op de rol van Cosis in het noordelijke zorglandschap 

 Het resultaat van goed toezicht is dat Cosis: 

• slaagt in haar doelstelling om kwetsbare mensen met een verstandelijke en/of psychische beperking te helpen grip te krijgen op hun leven; 
• een financieel gezonde en goede werkgever is; 
• een bijdrage levert aan de instandhouding én vernieuwing van het noordelijke zorglandschap waarin Cosis zich richt op constructieve samenwerking; 
• de afgesproken doelen realiseert binnen de wettelijke en maatschappelijke kaders. 

De RvT toetst op basis van deze criteria of de organisatie de in aanmerking komende belangen van betrokkenen in haar besluitvorming zorgvuldig en evenwichtig heeft afgewogen, ook vanuit het bredere maatschappelijke perspectief. 

De stijl van toezicht kenmerkt zich door het vinden van de juiste balans tussen systeem- en menswaarden. Waarbij geldt dat de RvT controleert vanuit vertrouwen, waardeert wat goed gaat en in reflectie naar verbetering wil gaan. De RvT is daarbij: 

• scherp en kritisch; 
• zelfbewust; 
• agenda zettend;  
• rolvast en rolbewust. 

Jaarlijks beoordelen de leden van de RvT of er behoefte is aan verdere professionalisering en scholing, zowel individueel bekeken of als team.  Ieder lid verdiept zich in de ontwikkelingen van de zorg om zo de toezichthoudende rol professioneel en op een verantwoorde wijze in te kunnen blijven vullen.  Voor het volgen van opleidingen is een budget beschikbaar. 

Evaluatie  
Na iedere vergadering van de RvT wordt het eigen functioneren geëvalueerd. Hiertoe wordt uit eigen kring steeds een procesobservator benoemd. Ieder lid van de RvT heeft per zittingstermijn twee keer een evaluatiegesprek met de Remuneratiecommissie (of een vervangend lid wanneer het een evaluatie met een lid van deze commissie betreft). In deze gesprekken wordt stil gestaan bij het functioneren van het lid.  

De RvT stelt jaarlijks de honorering vast en baseert zich daarbij op de WNT. De honorering van de leden is gebaseerd op de functie die ze in de RvT vervullen en de tijd die ze hieraan besteden. De verantwoording in het kader van de WNT is opgenomen in hoofdstuk 6.  

Leden van de RvT kunnen gemaakte onkosten declareren volgens het algemeen vastgestelde beleid binnen Cosis.  

De vergaderingen van de RvT zijn zo gepland dat na afloop van ieder kwartaal de kwartaalrapportages en –analyses besproken kunnen worden. Deze rapportages bevatten informatie over de kwaliteit en veiligheid van de zorg. Hierin wordt ook gerapporteerd over de financiële gegevens, exploitatiegegevens, beheersaspecten en informatie uit het risico- en kansenmanagement. Ook wordt de RvT door de RvB in de vergaderingen op de hoogte gehouden van de ontwikkelingen binnen de organisatie en de strategische uitdagingen.  

Alle leden van de RvT hebben toegang tot de stukken die worden (voor)besproken in de commissies (zie volgende paragraaf). Waar nodig worden onderwerpen vanuit de commissies geagendeerd in de vergadering van de RvT.  

De RvT heeft in 2024 zes keer vergaderd. Bij deze vergaderingen is de RvB aanwezig.  

Op basis van een vastgestelde jaarkalender worden deze vergaderingen door een agendacommissie voorbereid. Deze commissie bestaat uit de voorzitter en vice-voorzitter van de RvT, de leden van de RvB en de Bestuurssecretaris.  

De themasessies hebben in 2024 vooral in het teken gestaan van de herijking van ‘De beweging’. De RvT heeft door stil te staan bij de ontwikkelingen in het zorgveld en de beoogde rol van Cosis daarin, haar input gegeven voor de verdere uitwerking van de herijkte strategie. Een punt dat in 2025 prominent op de agenda terug zal komen.  

Medezeggenschap 
De RvT vindt het belangrijk dat invloed van alle gremia op beleid en besluiten mogelijk is. Dat wordt gefaciliteerd door contact te houden met de verschillende medezeggenschapsorganen. Een vertegenwoordiging van de RvT woonde twee keer een overlegvergadering bij van de Ondernemingsraad met de RvB. Daarnaast is er één keer per jaar overleg met de Centrale Cliëntenraad. De RvT heeft geconstateerd dat er sprake is van een goede interactie tussen medezeggenschap en RvB en dat er ruimte is voor een kritische noot. 

Leden van de RvT bezoeken jaarlijks ook een aantal locaties van Cosis om zich een beeld te kunnen vormen van de zorg- en dienstverlening op locatie én de vragen waren medewerkers en cliënten tegen aanlopen. In de vergaderingen van de RvT worden de bevindingen gedeeld met de overige leden en de RvB.  

De leden van de raad van toezicht nemen deel aan verschillende commissies.  

Per eind 2024 vormen Jeroen Kleinjan en Jan Knol de Auditcommissie. In 2024 kwam deze commissie vier keer bij elkaar. De commissie adviseert de Raad over onderwerpen die de bedrijfsvoering aangaan. Voorbeelden hiervan zijn de bespreking van het accountantsverslag, de managementletter, de begroting en (financiële) maandrapportages. Specifiek in 2024 zijn onderwerpen als vastgoedinvesteringen, IT en het treasurystatuut besproken.  

Hans Mulder, Jetske van Oosten en Jeroen van Oijen vormen per eind 2024 de Commissie Zorg, Kwaliteit en Veiligheid. Deze commissie adviseert en ondersteunt de Raad bij het adequaat uitvoeren van het toezicht op het terrein van de zorg, kwaliteit en veiligheid. In 2024 heeft de commissie twee keer vergaderd. Naast de reguliere rapportages gericht op de kwaliteit en veiligheid van de zorg, is de Cosis Hygiëne Standaard besproken. En is uitvoerig stilgestaan bij de thema’s  ‘Van sturen op veiligheid, naar werken aan kwaliteit’ en, gericht op het vraagstuk van kwaliteit van zorg, de rol van Cosis binnen regionale samenwerkingsverbanden.  

Tot slot vormden Regina Bouius en Jeroen van Oijen (als vervanger van Erica van Lente) per eind 2024 de renumeratiecommissie. De commissie heeft zich in 2024 beziggehouden met de procedure voor de benoeming van leden van de Raad. Ook zijn de voorstellen voor de honorering van de Raad en de Raad van Bestuur voorbereid. Als onderdeel van het werkgeverschap voert de commissie ook de jaargesprekken met de leden van de Raad van Bestuur, zowel individueel als collectief. Hiervoor haalt de commissie input op bij interne stakeholders.  

In 2024 is er veel bereikt door de organisatie. Vanuit een inhoudelijke strategische visie en een vol overtuiging gekozen koers. Cosis is een omvangrijke organisatie, met een hierbij passende dynamiek. Dit heeft binnen de RvT de nadrukkelijke aandacht. Waarbij de RvT vooral blijft letten op de aansluiting met de hervormingsagenda’s op de verschillende beleidsterreinen. En, naar de toekomst toe, op de effecten van de verschillende zorgakkoorden. De stappen die daarin met ‘De beweging’ zijn gezet, worden door de RvT dan ook volledig onderschreven. Ook gericht op de verdere herijking hiervan.  

De (politieke) ontwikkelingen en bezuinigingen die op ons afkomen blijven aandacht vragen. De effecten hiervan, gericht op het jaar 2026, worden door Cosis gevolgd en gemonitord. De RvT volgt de stappen die de RvB en de directie hierin zetten nauwgezet.  Kwaliteit van zorg is uiteraard ook een belangrijk aandachtspunt. Met de uitkomst van de herijking van de strategie zal de visie, gericht op menswaardigheid, ook besproken moeten worden. Thema’s uit 2024 zullen ook in 2025 weer belangrijk zijn: arbeidsmarkt ontwikkelingen, digitalisering en duurzaamheid zullen, vanuit de herijking, belangrijke punten zijn.